Comment répondre aux appels en dehors des heures d’ouverture ?

Pourquoi la gestion des appels hors horaires de bureau pose problème aux TPE et PME

Les clients et prospects cherchent très fréquemment à contacter une entreprise en dehors des horaires d'ouverture traditionnels. Qu'il s'agisse de demandes formulées le soir après le travail, le samedi matin ou lors des jours fériés, ces appels représentent souvent des intentions d'achat directes ou des sollicitations urgentes.

Un appel qui tombe sur une sonnerie dans le vide ou sur un répondeur standard reste souvent sans suite : l'appelant pressé ne laisse pas toujours de message et peut contacter une autre entreprise qui décroche tout de suite.

Pour autant, recruter une équipe en horaires décalés ou souscrire un contrat auprès d’un centre d’appels externe engendre des coûts fixes trop élevés pour les petites structures. La plupart des centres de permanence téléphonique facturent des abonnements mensuels onéreux et des frais à la minute qui pèsent lourdement sur la rentabilité des artisans, indépendants, cabinets médicaux et commerces de proximité.

Comment répondre aux appels en dehors des heures d’ouverture sans centre d’appels ?

La méthode la plus performante consiste à déléguer ces plages horaires à une réceptionniste IA qui prend en charge vos correspondants exactement comme un secrétariat téléphonique qualifié.

Grâce aux règles de redirection téléphonique, votre numéro professionnel habituel transfère automatiquement la ligne vers l’assistant dès la fermeture de vos bureaux ou en cas de non-réponse de votre part.

L'assistant vocal traite la conversation en langage naturel fluide et s'adapte sans délai à la langue de l'appelant. Telofia prend en charge 8 langues au téléphone (français, anglais, allemand, espagnol, italien, portugais, néerlandais et polonais) et détecte automatiquement l'idiome parlé dès la première réplique.

L’assistant puise ses connaissances directement sur votre site web ou dans votre foire aux questions pour répondre aux interrogations courantes sur vos tarifs, vos prestations, vos délais d'intervention et vos coordonnées.

Prise de rendez-vous et gestion des urgences le week-end et les jours fériés

Une réceptionniste téléphonique automatisée ne se contente pas de consigner passivement les messages de vos clients.

En reliant votre calendrier via l'onglet Intégrations à Google Calendar ou Microsoft 365 / Outlook, l'assistant consulte en direct vos créneaux réels et enregistre les rendez-vous selon la durée et les critères de chaque prestation définie dans votre tableau de bord.

Les appelants obtiennent ainsi un créneau confirmé sur-le-champ pendant que vos bureaux sont fermés, sans aucun échange fastidieux d'e-mails le jour ouvré suivant.

Dans la section Assistant, vous pouvez également paramétrer des règles d'escalade sous la rubrique Transferts d’appel. Lorsqu'un appelant signale une urgence technique, une fuite d'eau, une urgence dentaire ou un incident contractuel préalablement qualifié, le système peut immédiatement faire sonner votre mobile d'astreinte ou celui de votre collaborateur de garde.

Dès que la conversation s'achève, un résumé de l'appel vous est envoyé par e-mail. Vous pouvez ensuite accéder à tout moment à l'enregistrement audio et à la transcription intégrale dans votre tableau de bord sous la section Appels.

Conserver son numéro actuel grâce au renvoi d’appel

Adopter un accueil téléphonique automatisé ne demande pas de changer de numéro de téléphone ni de modifier vos supports de communication commerciale.

Vous conservez l'intégralité de vos lignes existantes et mettez simplement en place un transfert d'appel vers le numéro attribué par Telofia, opérationnel sur votre ligne fixe ou votre forfait mobile habituel.

Pour un renvoi conditionnel sur un téléphone mobile ou fixe compatible avec les normes GSM, composez simplement les codes standards sur votre combiné :

• **61*+NUMERO**20# pour renvoyer automatiquement vers l'assistant les appels sans réponse après 20 secondes de sonnerie en journée.
• **67*+NUMERO# pour transférer les appels entrants lorsque votre ligne professionnelle est déjà occupée.
• **62*+NUMERO# pour orienter l'appelant vers l'IA lorsque votre téléphone professionnel est éteint ou hors de portée du réseau.
• **21*+NUMERO# pour activer un transfert inconditionnel de tous les appels dès votre départ le vendredi soir ou au début de vos congés.

Si vous disposez d'un standard téléphonique d'entreprise ou d'une ligne fixe professionnelle, ces règles de transfert s'activent également en quelques clics depuis l'espace client en ligne de votre opérateur de télécommunications.

Traçabilité, conformité RGPD européenne et maîtrise des coûts

L'usage d'une assistance vocale pour vos communications d'entreprise doit offrir des garanties strictes de sécurité et de conformité réglementaire.

Conformément aux exigences de la réglementation européenne sur l'intelligence artificielle (AI Act), Telofia délivre une mention informative claire en préambule de chaque conversation pour notifier l'interlocuteur qu'il échange avec un assistant virtuel.

Toutes les données, transcriptions d'appels et enregistrements vocaux sont conservés au sein de l'Union européenne sur des serveurs sécurisés situés à Francfort, dans le respect rigoureux du RGPD et avec un accord de traitement des données (DPA).

Contrairement aux structures de secrétariat physique traditionnelles, le modèle économique repose sur des forfaits prévisibles sans surprise :

• Le forfait Line est accessible à 41 € HT par mois en facturation annuelle (ou 49 € HT par mois en facturation mensuelle) avec 400 minutes d'appels, 1 appel simultané et 50 SMS mensuels.
• Le forfait Desk s'établit à 74 € HT par mois en facturation annuelle (ou 89 € HT par mois en mensuel) avec 1 000 minutes d'appels, 2 appels simultanés, la mémoire de l'historique des appelants et 200 SMS mensuels.
• Le forfait Office est proposé à 224 € HT par mois en facturation annuelle (ou 269 € HT par mois en mensuel) avec 3 000 minutes, 5 appels simultanés, 3 numéros inclus, la reprise d'appel en direct et 600 SMS mensuels.
• Le forfait Network s'élève à 416 € HT par mois en facturation annuelle (ou 499 € HT par mois en mensuel) pour 5 000 minutes, 10 appels simultanés et 2 000 SMS mensuels.
• En cas de pic d'activité saisonnier, des recharges complémentaires de 100 minutes d'appels sont disponibles à 13 € HT, et 100 SMS supplémentaires à 9 € HT.

Automatisez vos appels en dehors des horaires habituels avec Telofia

Ne manquez plus aucun prospect stratégique pendant vos fermetures du soir, vos week-ends ou vos périodes de congés annuels.

La mise en service de votre assistant s'effectue en totale autonomie en cinq minutes : renseignez l'adresse de votre site web pour synchroniser vos connaissances professionnelles, paramétrez vos créneaux et activez votre renvoi d'appel.

Consultez les options détaillées sur la page des tarifs et découvrez le fonctionnement complet sur la page comment ça marche.

Vous pouvez démarrer dès maintenant avec un essai gratuit de 14 jours incluant 30 minutes offertes pour tester l'assistant vocal dans votre navigateur sans carte bancaire, en accédant directement à la page d'inscription.

Questions fréquentes