Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement et contact

Le responsable du traitement des données personnelles est AI AGENT HUB PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA, dont le siège est à Katowice, ul. Jana III Sobieskiego 11/E6, 40-082 Katowice, immatriculée au registre des entrepreneurs du Registre judiciaire national (KRS) sous le numéro 0001168165, NIP 6343054493, REGON 541503506.

Pour toute question relative aux données personnelles, y compris pour exercer les droits décrits au point 11, vous pouvez nous contacter par e-mail à l’adresse support@aiagenthub.pl (merci d’indiquer en objet « Protection des données — Telofia ») ou par courrier à l’adresse du siège.

Le Responsable du traitement n’a pas désigné de délégué à la protection des données, car il n’y est pas tenu (art. 37 du RGPD). Les questions relatives à la protection des données sont traitées par une personne désignée par le directoire, joignable à l’adresse e-mail ci-dessus.

2. Quand nous sommes responsable du traitement et quand nous sommes sous-traitant

Nous sommes responsable du traitement des données des visiteurs du site, des personnes qui utilisent le formulaire de contact, des clients et des membres de leurs équipes qui utilisent le tableau de bord, des participants aux appels de démonstration « Appelez-moi » ainsi que des partenaires du programme partenaires.

S’agissant des données des personnes qui appellent nos clients (enregistrements, transcriptions, numéros de téléphone, informations communiquées au cours de l’appel, réservations et messages), nous agissons en qualité de sous-traitant — uniquement sur instruction du client, sur la base de l’accord de traitement des données. Le responsable du traitement de ces données est l’entreprise que la personne appelle (voir point 8).

3. Données que nous traitons

• Données de compte : nom et prénom, adresse e-mail, nom de l’entreprise, rôle au sein de l’équipe, paramètres du compte ; en cas de connexion avec Google — les données de base du profil Google (nom et prénom, adresse e-mail).
• Données de facturation : forfait choisi, historique des paiements et des factures, informations de l’entreprise pour la facture (dénomination, adresse, numéro d’identification fiscale). Les données des cartes de paiement sont traitées exclusivement par Stripe — nous n’avons pas accès au numéro complet de la carte.
• Contenus fournis par le client pour configurer l’assistant : connaissances sur l’entreprise, instructions, grilles tarifaires, messages d’accueil ainsi que le contenu du site web public indiqué lors de la création de l’assistant.
• Données du formulaire de contact : nom et prénom, adresse e-mail, entreprise, objet et contenu du message.
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur et d’appareil, heure et adresses des requêtes — dans les journaux des serveurs et des systèmes de sécurité ; dans les journaux d’événements du tableau de bord — les actions effectuées sur le compte.
• Données statistiques (uniquement avec votre consentement) : informations sur l’utilisation du site collectées par Google Analytics 4 (voir point 10).
• Programme partenaires : le code partenaire figurant dans le lien de parrainage et, en cas de clic sur le lien, une empreinte à sens unique (hachage) de l’adresse IP, jamais l’adresse complète.
• Appel de démonstration « Appelez-moi » : numéro de téléphone (sous forme lisible uniquement le temps d’établir l’appel et d’envoyer le SMS), son empreinte à sens unique (hachage) et sa forme masquée (par ex. +48 22 ••• 958), une empreinte de l’adresse IP, l’enregistrement de l’appel comprenant la voix des deux interlocuteurs, sa transcription et ses paramètres techniques.
• Conversation avec l’assistant dans le navigateur ou dans le widget sur le site d’un client : le son du microphone transmis pendant la conversation, la langue du navigateur, l’adresse de la page depuis laquelle la conversation a été lancée ainsi qu’une empreinte de l’adresse IP (aux fins des limites d’utilisation et de la protection contre les abus).
• Données des personnes qui appellent nos clients (en qualité de sous-traitant) : numéro de téléphone, enregistrement de la voix (si le client a activé l’enregistrement), transcription, résumé et évaluation de l’appel, informations communiquées au cours de l’appel (par ex. prénom, date du rendez-vous, description de la demande) ainsi que le contenu des SMS et e-mails envoyés.

4. Finalités et bases juridiques du traitement

• Conclusion et exécution du contrat de fourniture du service Telofia, gestion du compte, assistance technique et communication relative au service — art. 6(1)(b) du RGPD ; s’agissant des personnes agissant au nom du client — art. 6(1)(f) du RGPD (intérêt légitime consistant à exécuter le contrat conclu avec le client).
• Facturation, émission et conservation des factures et des documents comptables — art. 6(1)(c) du RGPD, en lien avec la législation fiscale et la loi polonaise sur la comptabilité (ustawa o rachunkowości).
• Réponse à un message envoyé via le formulaire de contact ou par e-mail — art. 6(1)(f) du RGPD et, si le message concerne la conclusion d’un contrat — art. 6(1)(b) du RGPD.
• Appel de démonstration, envoi d’un SMS récapitulatif ainsi qu’enregistrement et analyse automatique de l’appel afin d’améliorer la qualité de l’assistant — art. 6(1)(a) du RGPD (consentement donné dans le formulaire) ; conservation de l’empreinte du numéro afin de limiter les abus — art. 6(1)(f) du RGPD.
• Statistiques de fréquentation du site (Google Analytics 4) et enregistrement de l’attribution à un partenaire dans un cookie — art. 6(1)(a) du RGPD et art. 399 de la loi polonaise sur les communications électroniques (Prawo komunikacji elektronicznej) (consentement à la catégorie de cookies concernée donné dans le bandeau).
• Décomptes du programme partenaires — art. 6(1)(b) du RGPD (contrat conclu avec le partenaire) et art. 6(1)(f) du RGPD.
• Sécurité du site et du service, prévention des abus, tenue des journaux d’événements — art. 6(1)(f) du RGPD.
• Information des clients sur les nouvelles fonctionnalités et l’offre Telofia — art. 6(1)(f) du RGPD ; nous n’envoyons des informations commerciales par voie électronique qu’avec un consentement préalable, qui peut être retiré à tout moment.
• Constatation, exercice ou défense de droits en justice — art. 6(1)(f) du RGPD.

La fourniture des données est facultative, mais nécessaire pour créer un compte, conclure un contrat, obtenir une réponse ou recevoir un appel de démonstration. Nous ne prenons à votre égard aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire (art. 22 du RGPD).

5. Analyse de la qualité et intelligence artificielle

Les enregistrements et transcriptions des appels de démonstration sont analysés automatiquement — sur nos serveurs ainsi qu’au moyen des modèles de langage Google Gemini (via OpenRouter) et Anthropic Claude — afin d’évaluer la qualité du son et le déroulement de la conversation et de formuler des règles générales qui améliorent le fonctionnement de l’assistant. Ces règles ne contiennent pas de données personnelles (nous filtrons notamment les numéros, les adresses e-mail et les adresses de sites web). Les enregistrements sont supprimés au bout de 30 jours.

Les conversations menées par les assistants de nos clients ne sont pas utilisées pour l’analyse de la qualité décrite ci-dessus. Leurs résumés et évaluations sont générés automatiquement uniquement pour les besoins du client concerné, et les enseignements tirés de ses appels (s’il a activé la fonction d’apprentissage de l’assistant) ne sont appliqués qu’à son propre assistant.

Nous n’entraînons pas de modèles d’intelligence artificielle sur les données des conversations, et nos fournisseurs de modèles de langage ne les traitent qu’aux fins de générer des réponses, conformément aux contrats conclus.

6. Destinataires des données

Nous confions des données à des prestataires de services qui les traitent pour notre compte sur la base d’accords de traitement des données — pour l’hébergement et la base de données (Supabase, Vercel), le transport de la voix (LiveKit), la téléphonie et les SMS (Telnyx et, en secours, SMSAPI et Twilio), la reconnaissance vocale (Soniox), les modèles de langage (OpenRouter et Google, Anthropic), l’envoi d’e-mails (serveur de messagerie propre au domaine telofia.com, hébergement aderlo.cloud) et les statistiques (Google). La liste complète, avec la finalité et le lieu du traitement, est disponible sur la page des sous-traitants ultérieurs.

Stripe traite les données de paiement en qualité de responsable du traitement distinct, conformément à sa propre politique de confidentialité. Les intégrations connectées par le client (par ex. Google Agenda, Microsoft Outlook, HubSpot, Pipedrive) reçoivent des données sur instruction du client.

Les données peuvent également être communiquées aux entités qui nous fournissent des services comptables et juridiques ainsi qu’aux autorités publiques lorsque la loi l’exige. Nous ne vendons pas de données personnelles.

7. Lieu du traitement et transferts hors de l’EEE

La base de données principale et le stockage des enregistrements sont situés dans l’Union européenne (Francfort, Allemagne). Le traitement de la voix pendant les conversations a lieu dans LiveKit Cloud au sein de l’UE ainsi que sur des serveurs que nous exploitons en Pologne, sur lesquels fonctionnent notamment la synthèse vocale et l’analyse de la qualité.

Certains prestataires (en particulier les fournisseurs de modèles de langage, de reconnaissance vocale, d’envoi d’e-mails et de paiement) peuvent traiter des données aux États-Unis ou dans d’autres pays situés en dehors de l’Espace économique européen. Le transfert de données repose alors sur une décision de la Commission européenne constatant un niveau de protection adéquat (y compris le cadre de protection des données UE–États-Unis pour les entités certifiées) ou sur des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, assorties de mesures supplémentaires. Une copie des garanties peut être obtenue en écrivant à support@aiagenthub.pl.

8. Personnes qui appellent nos clients

Si vous parlez avec l’assistant Telofia de l’entreprise que vous appelez, le responsable du traitement de vos données est cette entreprise. C’est elle qui décide si les appels sont enregistrés et pendant combien de temps les enregistrements et transcriptions sont conservés (de la suppression le lendemain de l’appel à une conservation sans limitation de durée), et nous ne traitons les données que sur ses instructions.

Chaque appel commence par l’information selon laquelle vous parlez avec un assistant IA. Si l’enregistrement est activé, le message d’accueil vous informe également de l’enregistrement. Vous pouvez à tout moment demander à être mis en relation avec une personne.

Pour toute question relative à vos données, adressez-vous en premier lieu à cette entreprise ; à sa demande, nous l’aiderons à donner suite à votre demande. Si vous ne savez pas quelle entreprise utilise Telofia, écrivez à support@aiagenthub.pl — nous transmettrons votre demande au client concerné.

9. Durée de conservation des données

• Données de compte et contenus de configuration : pendant toute la durée du contrat et, après sa fin, jusqu’à 30 jours (à l’exception des données que nous devons conserver plus longtemps) ; si le propriétaire supprime le compte dans le tableau de bord — immédiatement.
• Factures et documents de facturation : pendant 5 ans à compter de la fin de l’année civile au cours de laquelle a expiré le délai de paiement de l’impôt.
• Données traitées aux fins de la défense contre des réclamations : jusqu’à l’expiration du délai de prescription des créances (en règle générale jusqu’à 6 ans).
• Enregistrements et transcriptions des appels des clients : pendant la durée définie par le client dans le tableau de bord (Mode confidentialité) ; résumés des appels — jusqu’à leur suppression par le client ou jusqu’à la fin du contrat.
• Enregistrements et transcriptions des appels de démonstration : 30 jours. Empreintes (hachages) des numéros et des adresses IP issues des appels de démonstration : 90 jours. Notes des appels de démonstration (votre nom s’il a été donné, type d’activité, site web indiqué et court résumé, conservés sous l’empreinte du numéro, sans le numéro ni la transcription, afin que l’assistant puisse poursuivre la conversation lors de l’appel suivant ou du rappel demandé) et rappels de démonstration programmés (numéro chiffré jusqu’à l’appel) : 30 jours.
• Messages envoyés via le formulaire de contact : jusqu’à 12 mois après la fin de la correspondance.
• Données traitées sur la base du consentement : jusqu’au retrait de celui-ci ; cookies — pendant les durées indiquées dans la politique de cookies.
• Journaux de sécurité et journal des appels API : jusqu’à 90 jours, sauf s’ils sont nécessaires pour élucider un incident.

10. Cookies et Google Analytics

Nous utilisons des cookies strictement nécessaires (notamment pour la connexion, la langue, la devise et la mémorisation de votre choix dans le bandeau cookies). Les cookies de mesure d’audience (Google Analytics 4) et les cookies marketing (attribution à un partenaire) ne sont déposés qu’après votre consentement à la catégorie concernée dans le bandeau cookies. Vous pouvez à tout moment modifier ou retirer votre consentement au moyen du lien « Paramètres des cookies » situé en pied de page du site — le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Google Analytics 4 nous fournit des statistiques de fréquentation agrégées (par ex. nombre de visites, pages consultées, sources de trafic, localisation approximative et type d’appareil). Le service est fourni par Google Ireland Limited ; les données peuvent être transférées à Google LLC aux États-Unis sur la base du cadre de protection des données UE–États-Unis. Pour plus de détails, consultez la politique de cookies.

11. Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès à vos données, d’un droit de rectification, d’effacement, de limitation du traitement et de portabilité, du droit de vous opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime (et, dans tous les cas, au traitement à des fins de prospection directe) ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Pour exercer vos droits, écrivez à support@aiagenthub.pl. Nous vous répondrons dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois. Nous pouvons vous demander les informations nécessaires pour confirmer votre identité.

Le propriétaire du compte peut à tout moment supprimer lui-même le compte et ses données dans le tableau de bord (Paramètres → Zone de danger → Supprimer le compte). La suppression est immédiate : nous résilions l’abonnement, libérons les numéros de téléphone, révoquons l’accès des intégrations et supprimons l’assistant, les appels, les enregistrements et les contacts. Nous conservons uniquement les factures et les données de paiement dont la loi fiscale impose la conservation. Vous pouvez aussi demander la suppression par e-mail à support@aiagenthub.pl.

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès du Président de l’Office de protection des données personnelles (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Varsovie, uodo.gov.pl) ou auprès de l’autorité de contrôle de l’État de votre résidence habituelle ou de votre lieu de travail.

12. Données des comptes Google

Si vous connectez Google Agenda, Telofia utilise uniquement : les informations de disponibilité (libre/occupé), la liste de vos agendas (afin que vous puissiez en choisir un) ainsi que les événements qu’il crée, déplace ou supprime lors des réservations effectuées par l’assistant. Nous lisons également l’adresse e-mail du compte Google afin d’afficher le compte connecté.

L’utilisation et le transfert par Telofia des informations reçues des API Google respectent la Règle relative aux données utilisateur des services d’API Google, y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use). Nous n’utilisons pas les données Google à des fins publicitaires, ne les vendons pas et n’entraînons pas de modèles d’IA avec elles ; personne ne les consulte, sauf à votre demande, pour des raisons de sécurité ou lorsque la loi l’exige.

Les jetons d’accès sont stockés sous forme chiffrée. Vous pouvez supprimer la connexion à tout moment dans le tableau de bord (Intégrations) ou sur la page myaccount.google.com/permissions — lors de la déconnexion, nous révoquons le jeton et le supprimons.

13. Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque (art. 32 du RGPD), en particulier le chiffrement des données en transit (TLS) et au repos, le chiffrement des jetons d’intégration, le contrôle d’accès fondé sur les rôles et le principe du moindre privilège, un stockage privé des enregistrements accessible au moyen de liens signés de courte durée, la journalisation des événements, des sauvegardes ainsi que des limites protégeant contre les abus.

14. Modifications de la politique

La présente politique peut être mise à jour, notamment en cas de modification de la législation, des fonctionnalités du service ou des prestataires. La version en vigueur est toujours disponible sur cette page, avec la date de la dernière mise à jour. Nous informons les clients des modifications substantielles par e-mail ou dans le tableau de bord au moins 14 jours à l’avance.