Segreteria telefonica virtuale costo: tariffe e modelli 2026

I quattro modelli di prezzo per l'esternalizzazione telefonica

I servizi di segretariato a distanza o contact center applicano quattro modelli commerciali principali per gestire il traffico telefonico aziendale.

• Tariffazione per chiamata — paghi un importo fisso per ogni telefonata gestita, indipendentemente dalla durata effettiva o dal valore commerciale del contatto.
• Tariffazione a consumo al minuto — i costi vengono calcolati sull'effettivo tempo di conversazione degli operatori umani, spesso con scatti anticipati a blocchi di secondi.
• Pacchetti mensili con franchigia — una quota fissa include una soglia prestabilita di minuti o chiamate, superata la quale ogni contatto extra comporta un sovrapprezzo unitario più elevato.
• Costi di attivazione e configurazione iniziale — una voce una tantum richiesta da molte strutture tradizionali per impostare il centralino, istruire gli operatori e caricare le procedure operative.

Quanto costa una segretaria virtuale al mese rispetto a un dipendente?

Assumere una figura interna per rispondere al telefono comporta stipendio base, contributi previdenziali, TFR, postazione d'ufficio e gestione delle ferie, generando costi fissi rilevanti ogni mese per l'azienda.

Esternalizzare a una segreteria da remoto tradizionale riduce i costi fissi del personale, ma presenta vincoli di orario legati ai turni diurni e tariffe variabili che aumentano nei mesi di picco.

Un servizio di segreteria telefonica virtuale basato su intelligenza artificiale elimina le spese del personale e gli scatti imprevedibili a gettone, assicurando una linea sempre attiva anche la sera e nei fine settimana.

Segreteria telefonica virtuale costo: esempio pratico e simulazione

Per comprendere l'impatto economico sulla gestione aziendale, consideriamo uno scenario operativo per un'attività sul territorio come una ditta di impianti o uno studio professionale.

Esempio — assunzioni: un volume mensile di 200 chiamate in entrata con una durata media di 2 minuti a conversazione, per un totale di 400 minuti di conversato al mese.

Nei modelli tradizionali a chiamata o a consumo al minuto, il totale mensile varia continuamente: le chiamate fuori orario richiedono spesso un canone supplementare e le telefonate commerciali indesiderate erodono il monte minuti o generano addebiti a gettone.

Con un assistente telefonico AI, lo stesso volume di 400 minuti rientra interamente nel piano Line di Telofia a 41 € al mese con fatturazione annuale (o 49 € al mese con fatturazione mensile, IVA esclusa), con reperibilità inclusa 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e nessun costo di attivazione.

Confronto tra modelli di gestione telefonica per le imprese

La scelta della soluzione ideale dipende dal budget, dal volume di chiamate e dalla necessità di gestire appuntamenti o emergenze fuori orario.

Come mostra la tabella, un receptionist AI garantisce la massima reperibilità operativa riducendo i costi rispetto a qualsiasi alternativa umana.

Cosa include il costo fisso dell'assistente telefonico AI Telofia

Telofia propone piani tariffari trasparenti, senza costi di attivazione o vincoli contrattuali nascosti, con prezzi netti espressi in euro (IVA esclusa).

• Line (49 €/mese mensile, 41 €/mese annuale) — include 400 minuti, 1 numero di telefono, 1 chiamata simultanea, 50 SMS al mese, prenotazioni su Google Calendar, inoltro chiamate e riassunto via email.
• Desk (89 €/mese mensile, 74 €/mese annuale) — include 1.000 minuti, 2 chiamate simultanee, memoria della cronologia del cliente, 200 SMS e avvisi su email, SMS o Slack.
• Office (269 €/mese mensile, 224 €/mese annuale) — include 3.000 minuti, 5 chiamate in contemporanea, 3 numeri, 600 SMS, ascolto dal vivo con subentro e link di pagamento Stripe Connect.
• Network (499 €/mese mensile, 416 €/mese annuale) — include 5.000 minuti, 10 chiamate in parallelo, 5 numeri, 2.000 SMS al mese e supporto prioritario con SLA.

Se superi la soglia del tuo pacchetto, i minuti extra hanno una tariffa chiara di 13 € per 100 minuti aggiuntivi, mentre 100 SMS extra costano 9 €. I dati sono conservati su server protetti nell'UE (Francoforte) nel pieno rispetto del GDPR.

Checklist: cosa verificare prima di firmare un contratto di segreteria

Prima di affidare le telefonate dei tuoi clienti a un fornitore di segretariato, analizza attentamente le condizioni economiche per evitare spese impreviste.

• Scatti e arrotondamenti — verifica se il tempo di conversazione è conteggiato al secondo oppure a scatti anticipati di 30 o 60 secondi.
• Gestione delle telefonate inutili — chiedi se telemarketing, numeri sbagliati o tentativi a vuoto vengono addebitati come chiamate commerciali.
• Supplementi serali e festivi — accertati se la risposta dopo le 18:00, nei fine settimana o nel mese di agosto prevede tariffe orarie maggiorate.
• Integrazione con il calendario — controlla se l'inserimento automatico degli appuntamenti nella tua agenda richiede un canone software aggiuntivo.
• Metodo di inoltro e compatibilità — approfondisci come funziona l'inoltro di chiamata verso il centralino, ad esempio su occupato o mancata risposta (tramite codici GSM come **61*+NUMERO**20#), senza interruzioni di linea.

Attiva la tua segreteria virtuale senza costi di setup

Non serve investire in complessi contratti di call center esterno per non perdere mai più un cliente o una richiesta urgente.

Con Telofia configuri il tuo assistente telefonico AI in circa cinque minuti: basta inserire l'indirizzo del tuo sito web per insegnare all'assistente i tuoi orari, servizi e listini.

Puoi testare la piattaforma con una prova gratuita di 14 giorni che include 30 minuti di chiamate e 10 SMS, senza dover inserire la carta di credito per la prova nel browser. Scopri tutti i dettagli sulla nostra pagina dei prezzi e inizia subito registrandoti su Telofia.

Domande frequenti