Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento e contatti

Il titolare del trattamento dei dati personali è AI AGENT HUB PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA, con sede a Katowice, ul. Jana III Sobieskiego 11/E6, 40-082 Katowice, iscritta nel registro degli imprenditori del Registro giudiziario nazionale (KRS) con il numero 0001168165, codice fiscale (NIP) 6343054493, REGON 541503506.

Per qualsiasi questione relativa ai dati personali, compreso l’esercizio dei diritti descritti al punto 11, è possibile contattarci via e-mail all’indirizzo support@aiagenthub.pl (indicando nell’oggetto «Protezione dei dati — Telofia») oppure per iscritto all’indirizzo della sede.

Il Titolare non ha designato un responsabile della protezione dei dati, in quanto non è tenuto a farlo (art. 37 GDPR). Le questioni relative alla protezione dei dati sono gestite da una persona designata dal consiglio di amministrazione, raggiungibile all’indirizzo e-mail sopra indicato.

2. Quando siamo titolare e quando responsabile del trattamento

Siamo titolare del trattamento dei dati dei visitatori del sito, delle persone che utilizzano il modulo di contatto, dei clienti e dei membri dei loro team che utilizzano la dashboard, dei partecipanti alle chiamate dimostrative «Chiamami» e dei partner del programma partner.

Per i dati delle persone che chiamano i nostri clienti (registrazioni, trascrizioni, numeri di telefono, dati forniti durante la conversazione, prenotazioni e messaggi) agiamo in qualità di responsabile del trattamento, esclusivamente su istruzione del cliente e sulla base dell’accordo sul trattamento dei dati. Il titolare di tali dati è l’impresa che la persona chiama (v. punto 8).

3. Quali dati trattiamo

• Dati dell’account: nome e cognome, indirizzo e-mail, ragione sociale, ruolo nel team, impostazioni dell’account; in caso di accesso tramite Google, i dati di base del profilo Google (nome e cognome, indirizzo e-mail).
• Dati di fatturazione: piano scelto, cronologia di pagamenti e fatture, dati dell’impresa per la fattura (ragione sociale, indirizzo, numero di identificazione fiscale). I dati delle carte di pagamento sono trattati esclusivamente da Stripe: non abbiamo accesso al numero completo della carta.
• Contenuti forniti dal cliente per configurare l’assistente: informazioni sull’impresa, istruzioni, listini prezzi, messaggi di benvenuto e contenuto del sito web pubblico indicato durante la creazione dell’assistente.
• Dati del modulo di contatto: nome e cognome, indirizzo e-mail, impresa, oggetto e testo del messaggio.
• Dati tecnici: indirizzo IP, tipo di browser e di dispositivo, orario e indirizzi delle richieste, nei log dei server e dei sistemi di sicurezza; nel registro eventi della dashboard, le operazioni eseguite nell’account.
• Dati statistici (solo previo consenso): informazioni sull’utilizzo del sito raccolte da Google Analytics 4 (v. punto 10).
• Programma partner: codice partner proveniente dal link di segnalazione e, al clic sul link, un hash unidirezionale dell’indirizzo IP, mai l’indirizzo completo.
• Chiamata dimostrativa «Chiamami»: numero di telefono (in forma leggibile solo per il tempo necessario a stabilire la chiamata e inviare l’SMS), il relativo hash unidirezionale e la forma mascherata (ad es. +48 22 ••• 958), hash dell’indirizzo IP, registrazione della conversazione comprendente la voce di entrambe le parti, la relativa trascrizione e i parametri tecnici.
• Conversazione con l’assistente nel browser o nel widget sul sito del cliente: audio del microfono trasmesso durante la conversazione, lingua del browser, indirizzo della pagina da cui è stata avviata la conversazione e hash dell’indirizzo IP (ai fini dei limiti di utilizzo e della prevenzione degli abusi).
• Dati delle persone che chiamano i clienti (in qualità di responsabile del trattamento): numero di telefono, registrazione della voce (se il cliente ha attivato la registrazione), trascrizione, riepilogo e valutazione della conversazione, dati forniti durante la conversazione (ad es. nome, data dell’appuntamento, descrizione della richiesta) e contenuto degli SMS e delle e-mail inviati.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

• Conclusione ed esecuzione del contratto di prestazione del servizio Telofia, gestione dell’account, assistenza tecnica e comunicazioni relative al servizio: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR; per le persone che agiscono per conto del cliente: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR (legittimo interesse consistente nell’esecuzione del contratto con il cliente).
• Fatturazione, emissione e conservazione delle fatture e della documentazione contabile: art. 6, par. 1, lett. c) GDPR in combinato disposto con la normativa fiscale e la legge polacca sulla contabilità (ustawa o rachunkowości).
• Risposta a un messaggio inviato tramite il modulo di contatto o via e-mail: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR e, se il messaggio riguarda la conclusione di un contratto, art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.
• Chiamata dimostrativa, invio di un SMS di riepilogo, nonché registrazione e analisi automatica della conversazione al fine di migliorare la qualità dell’assistente: art. 6, par. 1, lett. a) GDPR (consenso espresso nel modulo); conservazione dell’hash del numero al fine di limitare gli abusi: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.
• Statistiche delle visite al sito (Google Analytics 4) e memorizzazione dell’attribuzione al partner in un cookie: art. 6, par. 1, lett. a) GDPR e art. 399 della legge polacca sulle comunicazioni elettroniche (Prawo komunikacji elektronicznej) (consenso alla relativa categoria di cookie espresso nel banner).
• Gestione dei compensi del programma partner: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR (contratto con il partner) e art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.
• Garanzia della sicurezza del sito e del servizio, prevenzione degli abusi, tenuta dei registri eventi: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.
• Informazione dei clienti su nuove funzionalità e offerte di Telofia: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR; le comunicazioni commerciali per via elettronica sono inviate esclusivamente previo consenso, revocabile in qualsiasi momento.
• Accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.

Il conferimento dei dati è facoltativo, ma necessario per creare un account, concludere il contratto, ricevere una risposta o effettuare la chiamata dimostrativa. Non adottiamo nei tuoi confronti decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o che incidano in modo analogo significativamente sulla tua persona (art. 22 GDPR).

5. Analisi della qualità e intelligenza artificiale

Le registrazioni e le trascrizioni delle chiamate dimostrative sono analizzate automaticamente, sui nostri server e mediante i modelli linguistici Google Gemini (tramite OpenRouter) e Anthropic Claude, al fine di valutare la qualità dell’audio e l’andamento della conversazione e di formulare regole generali che migliorano il funzionamento dell’assistente. Tali regole non contengono dati personali (filtriamo, tra l’altro, numeri, indirizzi e-mail e indirizzi web). Le registrazioni sono cancellate dopo 30 giorni.

Le conversazioni condotte dagli assistenti dei nostri clienti non sono utilizzate per l’analisi della qualità sopra descritta. I relativi riepiloghi e valutazioni sono generati automaticamente esclusivamente per il cliente interessato, e le conclusioni tratte dalle sue conversazioni (se ha attivato la funzione di apprendimento dell’assistente) sono applicate solo al suo assistente.

Non addestriamo modelli di intelligenza artificiale sui dati delle conversazioni e i nostri fornitori di modelli linguistici li trattano esclusivamente per generare le risposte, in conformità ai rispettivi contratti.

6. Destinatari dei dati

Affidiamo i dati a fornitori di servizi che li trattano per nostro conto sulla base di accordi sul trattamento dei dati, per hosting e database (Supabase, Vercel), trasmissione della voce (LiveKit), telefonia e SMS (Telnyx e, come soluzione di riserva, SMSAPI e Twilio), riconoscimento vocale (Soniox), modelli linguistici (OpenRouter e Google, Anthropic), invio di e-mail (server di posta proprio del dominio telofia.com, hosting aderlo.cloud) e statistiche (Google). L’elenco completo, con la finalità e il luogo del trattamento, è disponibile nella pagina dei sub-responsabili del trattamento.

Stripe tratta i dati di pagamento in qualità di titolare autonomo del trattamento, secondo la propria informativa sulla privacy. Le integrazioni collegate dal cliente (ad es. Google Calendar, Microsoft Outlook, HubSpot, Pipedrive) ricevono i dati su istruzione del cliente.

I dati possono inoltre essere comunicati a soggetti che ci forniscono servizi contabili e legali, nonché alle autorità pubbliche, quando ciò è richiesto dalla legge. Non vendiamo dati personali.

7. Luogo del trattamento e trasferimenti al di fuori del SEE

Il database principale e l’archivio delle registrazioni si trovano nell’Unione europea (Francoforte, Germania). L’elaborazione della voce durante la conversazione avviene in LiveKit Cloud nell’UE e su server gestiti da noi in Polonia, sui quali operano, tra l’altro, la sintesi vocale e l’analisi della qualità.

Alcuni fornitori (in particolare i fornitori di modelli linguistici, riconoscimento vocale, invio di e-mail e pagamenti) possono trattare i dati negli Stati Uniti o in altri paesi al di fuori dello Spazio economico europeo. In tal caso il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea (compreso il Data Privacy Framework UE-USA per i soggetti certificati) oppure di clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea, unitamente a misure supplementari. È possibile ottenere una copia delle garanzie scrivendo all’indirizzo support@aiagenthub.pl.

8. Persone che chiamano i nostri clienti

Se parli con l’assistente Telofia dell’impresa che stai chiamando, il titolare dei tuoi dati è tale impresa. È essa a decidere se le conversazioni vengono registrate e per quanto tempo sono conservate le registrazioni e le trascrizioni (dalla cancellazione il giorno successivo alla conversazione fino alla conservazione a tempo indeterminato), e noi trattiamo i dati esclusivamente su sua istruzione.

Ogni conversazione inizia con l’informazione che stai parlando con un assistente IA. Se la registrazione è attiva, il messaggio di benvenuto informa anche della registrazione. In qualsiasi momento puoi chiedere di essere messo in contatto con una persona.

Per le richieste relative ai tuoi dati, rivolgiti in primo luogo a tale impresa; su sua richiesta, la aiuteremo a dare seguito alla tua richiesta. Se non sai quale impresa utilizza Telofia, scrivi a support@aiagenthub.pl: inoltreremo la tua richiesta al cliente interessato.

9. Periodo di conservazione dei dati

• Dati dell’account e contenuti di configurazione: per la durata del contratto e, dopo la sua cessazione, fino a 30 giorni (ad eccezione dei dati che siamo tenuti a conservare più a lungo); se il proprietario elimina l’account dalla dashboard, immediatamente.
• Fatture e documenti contabili: per 5 anni dalla fine dell’anno civile in cui è scaduto il termine di pagamento dell’imposta.
• Dati trattati ai fini della difesa da pretese: fino alla scadenza del termine di prescrizione delle pretese (di regola fino a 6 anni).
• Registrazioni e trascrizioni delle conversazioni dei clienti: per il periodo impostato dal cliente nella dashboard (Modalità privacy); riepiloghi delle conversazioni: fino alla cancellazione da parte del cliente o alla cessazione del contratto.
• Registrazioni e trascrizioni delle chiamate dimostrative: 30 giorni. Hash dei numeri e degli indirizzi IP delle chiamate dimostrative: 90 giorni. Note delle chiamate dimostrative (il nome se indicato, tipo di attività, il sito web citato e un breve riepilogo, conservate con l’hash del numero, senza il numero né la trascrizione, perché l’assistente possa continuare la conversazione alla chiamata successiva o nella richiamata richiesta) e richiamate dimostrative programmate (numero cifrato fino alla chiamata): 30 giorni.
• Messaggi inviati tramite il modulo di contatto: fino a 12 mesi dalla conclusione della corrispondenza.
• Dati trattati sulla base del consenso: fino alla revoca del consenso; cookie: per i periodi indicati nella cookie policy.
• Log di sicurezza e registro delle chiamate API: fino a 90 giorni, salvo che siano necessari per chiarire un incidente.

10. Cookie e Google Analytics

Utilizziamo cookie tecnici necessari (tra l’altro per l’accesso, la lingua, la valuta e la memorizzazione della scelta effettuata nel banner dei cookie). I cookie analitici (Google Analytics 4) e di marketing (attribuzione al partner) sono memorizzati esclusivamente dopo il consenso alla relativa categoria nel banner dei cookie. Il consenso può essere modificato o revocato in qualsiasi momento tramite il link «Impostazioni cookie» nel piè di pagina del sito; la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Google Analytics 4 ci fornisce statistiche aggregate sulle visite (ad es. numero di visite, pagine visitate, sorgenti di traffico, posizione approssimativa e tipo di dispositivo). Il fornitore del servizio è Google Ireland Limited; i dati possono essere trasferiti a Google LLC negli Stati Uniti sulla base del Data Privacy Framework UE-USA. I dettagli sono contenuti nella cookie policy.

11. I tuoi diritti

Hai il diritto di accesso ai dati, di rettifica, di cancellazione, di limitazione del trattamento e alla portabilità dei dati, il diritto di opporti al trattamento basato sul legittimo interesse (e, in ogni caso, al marketing diretto) e il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per esercitare i tuoi diritti, scrivi a support@aiagenthub.pl. Risponderemo senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese. Potremmo chiederti le informazioni necessarie a confermare la tua identità.

Il proprietario dell’account può eliminare in qualsiasi momento, in autonomia, l’account e i relativi dati dalla dashboard (Impostazioni → Zona pericolosa → Elimina account). L’eliminazione è immediata: annulliamo l’abbonamento, rilasciamo i numeri di telefono, revochiamo l’accesso delle integrazioni ed eliminiamo l’assistente, le chiamate, le registrazioni e i contatti. Conserviamo solo le fatture e i dati di pagamento che la normativa fiscale ci impone di conservare. Puoi anche richiedere l’eliminazione via e-mail all’indirizzo support@aiagenthub.pl.

Hai il diritto di proporre reclamo al Presidente dell’Ufficio per la protezione dei dati personali (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Varsavia, uodo.gov.pl) o all’autorità di controllo dello Stato in cui risiedi abitualmente o lavori.

12. Dati provenienti dagli account Google

Se colleghi Google Calendar, Telofia utilizza esclusivamente: le informazioni sulla disponibilità (libero/occupato), l’elenco dei tuoi calendari (per consentirti di sceglierne uno) e gli eventi che crea, sposta o elimina in occasione delle prenotazioni effettuate dall’assistente. Leggiamo inoltre l’indirizzo e-mail dell’account Google per mostrare quale account è collegato.

L’utilizzo e il trasferimento da parte di Telofia delle informazioni ricevute dalle API di Google sono conformi alle norme sui dati utente dei servizi API di Google, compresi i requisiti di utilizzo limitato (Limited Use). Non utilizziamo i dati di Google per la pubblicità, non li vendiamo e non li utilizziamo per addestrare modelli di IA; nessuna persona vi ha accesso, salvo tua richiesta, per motivi di sicurezza o quando lo richiede la legge.

I token di accesso sono conservati in forma crittografata. Puoi scollegare l’account in qualsiasi momento nella dashboard (Integrazioni) o alla pagina myaccount.google.com/permissions; al momento dello scollegamento revochiamo il token e lo cancelliamo.

13. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio (art. 32 GDPR), in particolare la crittografia dei dati in transito (TLS) e a riposo, la crittografia dei token delle integrazioni, il controllo degli accessi basato sui ruoli e il principio del privilegio minimo, un archivio privato delle registrazioni accessibile tramite link firmati di breve durata, la registrazione degli eventi, i backup e limiti di utilizzo a protezione dagli abusi.

14. Modifiche all’informativa

L’informativa può essere aggiornata, in particolare in caso di modifiche normative, delle funzionalità del servizio o dei fornitori. La versione aggiornata è sempre disponibile in questa pagina insieme alla data dell’ultimo aggiornamento. Informiamo i clienti delle modifiche sostanziali via e-mail o nella dashboard con almeno 14 giorni di anticipo.