Termos de serviço

1. Prestador e contato

1.1. O prestador de serviços é a AI AGENT HUB PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA, com sede em Katowice, ul. Jana III Sobieskiego 11/E6, 40-082 Katowice, Polônia, inscrita no registro de empresários do Registro Judicial Nacional mantido pelo Tribunal Distrital de Katowice-Wschód em Katowice, VIII Seção Comercial do Registro Judicial Nacional, sob o número KRS 0001168165, NIF (NIP) 6343054493, REGON 541503506, capital social 781 666,65 PLN (o “Prestador”). O Telofia é um serviço prestado pelo Prestador.

1.2. Contato com o Prestador: e-mail support@aiagenthub.pl, formulário de contato ou por escrito, no endereço da sede. Endereço para notificações eletrônicas: AE:PL-33272-39547-UADIR-23.

1.3. O idioma do contrato e das comunicações é o polonês. Os Termos também são disponibilizados em outros idiomas; em caso de divergência, prevalece a versão em língua polonesa.

2. Definições

Os termos utilizados nestes Termos significam:

• Site — o site telofia.com, juntamente com o painel do cliente;
• Serviço — o serviço pago Telofia prestado no modelo SaaS (software como serviço), descrito no item 3;
• Cliente — o empresário (pessoa física que exerce atividade empresarial, pessoa jurídica ou unidade organizacional dotada de capacidade jurídica) que celebrou com o Prestador o contrato de prestação do Serviço;
• Empresário com direitos de consumidor — o Cliente pessoa física que celebra um contrato diretamente relacionado com a sua atividade empresarial, quando resultar do conteúdo do contrato que este não tem para ele caráter profissional, decorrente em especial do objeto da atividade empresarial exercida, divulgado com base nas disposições relativas ao Registro Central e Informação sobre Atividade Empresarial da Polônia (CEIDG);
• Usuário — qualquer pessoa que utilize o Site, incluindo as pessoas que atuam em nome do Cliente (membros da equipe com acesso à conta);
• Conta — o painel do Cliente no Site, no qual o Cliente configura o assistente e gerencia o plano, os pagamentos e os dados;
• Assistente — o assistente de voz baseado em inteligência artificial, configurado pelo Cliente, que conduz conversas telefônicas e pela internet em nome do Cliente;
• Chamador — a pessoa que conversa com o Assistente do Cliente;
• Plano — o plano de assinatura escolhido pelo Cliente, que abrange um determinado conjunto de funcionalidades, um número de minutos de chamadas por período de faturamento e os demais limites descritos na Tabela de Preços;
• Tabela de Preços — os preços atuais e o âmbito dos Planos e dos serviços adicionais apresentados na página de preços e na Conta;
• DPA — o acordo de processamento de dados pessoais, que constitui parte integrante dos Termos.

3. Natureza e âmbito dos serviços

3.1. No âmbito do Serviço, o Prestador disponibiliza ao Cliente o Assistente, que em especial: atende chamadas recebidas nos números do Cliente ou encaminhadas pelo Cliente, conduz conversas nos idiomas escolhidos com base no conhecimento e nas instruções fornecidos pelo Cliente, agenda, remarca e cancela compromissos no calendário conectado, recebe mensagens e solicitações, transfere chamadas para as pessoas indicadas, envia SMS e e-mails relacionados com a chamada e elabora transcrições, resumos e estatísticas das chamadas. O âmbito atual das funcionalidades depende do Plano e está descrito na Tabela de Preços.

3.2. O Prestador presta ainda, gratuitamente, a qualquer Usuário, os seguintes serviços por via eletrônica: disponibilização dos conteúdos do Site, formulário de contato, conversa de demonstração com o assistente no navegador e uma chamada de demonstração única “Ligue para mim” para o número de telefone indicado (com um SMS com o resumo), realizada com base no consentimento dado no formulário. É possível desistir dos serviços gratuitos a qualquer momento, deixando de utilizá-los.

3.3. O Serviço destina-se exclusivamente a empresários e não é oferecido a consumidores. Ao criar a Conta, a pessoa que atua em nome do Cliente declara ser maior de idade e devidamente autorizada a celebrar o contrato em nome do Cliente.

3.4. O Serviço pode funcionar em conjunto com serviços de terceiros conectados pelo Cliente (p. ex. Google Agenda, Microsoft Outlook, HubSpot, Pipedrive, webhooks e APIs). A utilização desses serviços ocorre com base em contratos celebrados pelo Cliente com os respectivos fornecedores; o Prestador não responde por alterações ou interrupções do lado desses fornecedores.

4. Requisitos técnicos e riscos

4.1. Para utilizar o Site e a Conta, são necessários: um dispositivo com acesso à Internet, uma versão atualizada de um navegador (p. ex. Chrome, Firefox, Safari, Edge) com JavaScript e cookies ativados, um endereço de e-mail ativo e, para conversas de teste no navegador, um microfone e a autorização do navegador para o seu uso. Para que o Assistente atenda chamadas, é necessário um número de telefone disponibilizado no âmbito do Serviço ou a possibilidade de encaminhar chamadas do número do Cliente.

4.2. A utilização de serviços prestados por via eletrônica envolve riscos típicos, como software malicioso, phishing, apropriação de credenciais de acesso ou interceptação de transmissões não criptografadas. O Prestador utiliza criptografia das conexões (TLS) e outras medidas de segurança; o Usuário deve proteger as suas credenciais de acesso, utilizar software atualizado e não conceder acesso à Conta a pessoas não autorizadas.

4.3. É proibido ao Usuário fornecer conteúdos de caráter ilícito, incluindo conteúdos que violem direitos de terceiros, bem como praticar atos que perturbem o funcionamento do Site.

5. Conta e celebração do contrato

5.1. O contrato de prestação do Serviço é celebrado no momento da criação da Conta, ou seja, após o fornecimento dos dados exigidos, a aceitação dos Termos e da política de privacidade e a confirmação do endereço de e-mail ou o login com uma conta Google. O contrato é celebrado por tempo indeterminado; a parte paga do contrato tem início no momento da escolha de um Plano pago ou de um serviço adicional.

5.2. O Cliente compromete-se a fornecer dados verdadeiros, completos e atualizados e a proteger as credenciais de acesso, e responde pelos atos das pessoas a quem concedeu acesso à Conta. A Conta não pode ser objeto de transação.

5.3. O Prestador confirma a celebração do contrato e a compra do Plano e de serviços adicionais por e-mail ou na Conta.

6. Período de teste gratuito

6.1. Após a criação da Conta, o Cliente recebe um período de teste gratuito de 14 dias, que inclui 30 minutos de conversas de teste com o Assistente no navegador (50 minutos em caso de cadastro por meio do link de um parceiro do programa de parceiros). O período de teste não exige a indicação de uma forma de pagamento.

6.2. Durante o período de teste, o número de telefone está disponível como serviço adicional pago. A contratação do número exige a indicação de uma forma de pagamento; o valor é cobrado mensalmente até o cancelamento do serviço adicional ou a escolha de um Plano pago. Após a escolha do Plano, o número passa a estar incluído no preço do Plano (dentro do limite de números do Plano), e a parte não utilizada do valor do serviço adicional é creditada para os pagamentos seguintes.

6.3. Após o término do período de teste sem a escolha de um Plano pago, o Assistente deixa de atender chamadas. A Conta e a configuração são mantidas, e o Cliente pode escolher um Plano a qualquer momento.

7. Planos, minutos e tarifas

7.1. O Serviço é prestado mediante pagamento, de acordo com o Plano escolhido pelo Cliente. Os preços e o âmbito dos Planos e dos serviços adicionais são definidos pela Tabela de Preços em vigor no momento da contratação. Os preços são indicados sem impostos; o IVA é acrescentado se e na medida em que for devido nos termos da legislação aplicável.

7.2. O Plano inclui um número determinado de minutos de chamadas por período de faturamento. Os minutos não utilizados do Plano não são transferidos para o período de faturamento seguinte. É possível comprar minutos adicionais em pacotes de 100 minutos; os minutos adicionais comprados são utilizados após o esgotamento dos minutos do Plano.

7.3. Os serviços adicionais (em especial números de telefone adicionais e SMS acima do limite do Plano) são cobrados de acordo com a Tabela de Preços.

7.4. Os Planos são pagos antecipadamente, por períodos mensais ou anuais, na moeda escolhida no momento da contratação.

7.5. O Prestador pode alterar a Tabela de Preços. A alteração dos preços aplicáveis ao Cliente produz efeitos a partir do primeiro período de faturamento que se inicie pelo menos 30 dias após a notificação do Cliente por e-mail ou na Conta. O Cliente que não aceitar a alteração pode rescindir o contrato com efeitos no final do período de faturamento em curso.

8. Pagamentos e faturas

8.1. Os pagamentos são realizados sem dinheiro em espécie, por meio do operador de pagamentos Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.), em especial com cartão de pagamento ou outros meios disponibilizados no formulário de pagamento. Os dados do cartão de pagamento são tratados exclusivamente pela Stripe; o Prestador não tem acesso ao número completo do cartão.

8.2. A assinatura é renovada automaticamente por períodos de faturamento sucessivos, e o valor é cobrado da forma de pagamento salva no início de cada período, até o cancelamento da assinatura.

8.3. O Cliente aceita a emissão e o envio de faturas em formato eletrônico. As faturas e os comprovantes de pagamento estão disponíveis na Conta e são enviados para o endereço de e-mail do Cliente.

8.4. Em caso de falha no pagamento, o sistema repete as tentativas de cobrança. Se o pagamento não for regularizado no prazo de 7 dias a contar do vencimento, o Prestador pode suspender o funcionamento do Assistente até o pagamento e, na falta de pagamento por mais de 14 dias, rescindir o contrato nos termos do item 17.

9. Mudança de Plano, cancelamento e reembolsos

9.1. O Cliente pode, a qualquer momento, mudar de Plano ou cancelar a assinatura na Conta (aba Faturamento, portal do cliente Stripe). A mudança para um Plano superior ocorre imediatamente, com cobrança proporcional do valor referente à parte restante do período. A mudança para um Plano inferior e o cancelamento produzem efeitos no final do período de faturamento em curso já pago; até lá, o Serviço é prestado no âmbito anterior.

9.2. Sem prejuízo do item 16 (Empresário com direitos de consumidor), do item 15 (reclamações) e das disposições legais imperativas, os valores pagos não são reembolsáveis, inclusive pela parte não utilizada do período de faturamento, pelos minutos não utilizados do Plano e pelos pacotes de minutos adicionais comprados, que não têm valor monetário e não podem ser trocados por dinheiro.

9.3. Os reembolsos aprovados são efetuados pelo mesmo meio de pagamento utilizado na transação, salvo acordo em contrário entre as partes.

10. Obrigações do Cliente e regras de uso aceitável

10.1. O Cliente é responsável pelos conteúdos fornecidos ao Assistente (conhecimento, instruções, tabelas de preços, saudações), pela sua licitude e veracidade, pela configuração do Assistente e pela verificação dos compromissos, mensagens e outras ações executadas pelo Assistente.

10.2. É proibido utilizar o Serviço:

• para realizar ou iniciar chamadas e mensagens de marketing não solicitadas, chamadas automáticas em massa (robocalls) ou spam por SMS;
• para se fazer passar por outras pessoas ou organizações, para apresentar o Assistente como um ser humano ou para contornar a informação de que o interlocutor está falando com uma IA;
• para atender números de emergência ou em situações em que uma interrupção do Serviço ou um erro do Assistente possam colocar em risco a vida, a saúde ou a segurança;
• para prestar aconselhamento médico, jurídico, financeiro ou outro de alto risco sem supervisão humana; o Assistente deve encaminhar esses assuntos a uma pessoa qualificada;
• para assediar, intimidar ou enganar os Chamadores, inclusive em violação das disposições sobre defesa do consumidor, concorrência desleal, telecomunicações, gravação de chamadas ou proteção de dados pessoais;
• para tratar categorias especiais de dados pessoais, se isso não for necessário para o atendimento da chamada e se não houver base legal para tanto por parte do Cliente;
• de forma que perturbe o funcionamento do Serviço, contorne medidas de segurança ou limites, ou com recurso à geração automatizada de tráfego.

10.3. O Cliente, na qualidade de responsável pelo tratamento dos dados dos Chamadores, é responsável por garantir a base legal do tratamento, pelo cumprimento dos deveres de informação (incluindo a informação sobre a gravação das chamadas, se a tiver ativado) e pela conformidade da utilização do Serviço com a legislação em vigor em cada país em que utiliza o Serviço.

10.4. Em caso de violação do item 10.2, o Prestador pode suspender imediatamente o funcionamento do Assistente ou bloquear a Conta, informando o Cliente sobre o motivo, salvo se isso for contrário à lei.

11. Informação sobre IA e gravação de chamadas

11.1. Nos termos do art. 50 do Regulamento (UE) 2024/1689 (Regulamento da Inteligência Artificial), o Assistente informa o Chamador, no início de cada conversa, de que ele está falando com um assistente com IA. O Cliente pode alterar o texto da saudação, mas não pode remover essa informação. Os detalhes estão descritos na transparência sobre IA.

11.2. A gravação das chamadas é opcional e é ativada pelo Cliente. Quando a gravação está ativada, a saudação informa o Chamador sobre ela. O Cliente também decide o prazo de conservação das gravações e transcrições (configuração “Modo de privacidade” na Conta).

11.3. O Chamador pode, a qualquer momento, pedir para falar com uma pessoa; dependendo da configuração do Cliente, a chamada é transferida ou o Assistente registra um pedido de contato.

12. Limitações da inteligência artificial

12.1. As respostas do Assistente são geradas automaticamente por modelos de inteligência artificial. Apesar das salvaguardas aplicadas, o Assistente pode entender mal uma fala, dar uma resposta incompleta ou incorreta ou executar uma ação que não corresponda à intenção do interlocutor. As transcrições e os resumos podem conter imprecisões.

12.2. O Cliente deve configurar o Assistente de modo que, em assuntos importantes, atípicos ou que exijam uma decisão, ele transfira a chamada para uma pessoa, e deve verificar regularmente os resultados do seu trabalho. O Assistente não toma decisões que produzam efeitos jurídicos em relação aos Chamadores ou que os afetem de forma similarmente significativa.

13. Disponibilidade e alterações do Serviço

13.1. O Prestador envida esforços para que o Serviço esteja disponível 24 horas por dia e monitora o seu funcionamento; o estado atual é apresentado na página de status do sistema. O Prestador não garante a disponibilidade ininterrupta. Podem ocorrer interrupções técnicas relacionadas com manutenção e atualizações — o Prestador informa com antecedência sobre interrupções planejadas mais longas, sempre que possível — bem como interrupções causadas por força maior ou por falhas de operadoras de telecomunicações e de fornecedores de infraestrutura.

13.2. O Prestador pode desenvolver e alterar as funcionalidades do Serviço, incluindo os fornecedores de tecnologia, desde que isso não restrinja de forma significativa o âmbito do Serviço pago pelo Cliente. Um nível de disponibilidade garantido (SLA) pode ser definido em contrato separado.

13.3. Os números de telefone disponibilizados no âmbito do Serviço provêm de operadoras de telecomunicações que colaboram com o Prestador e são disponibilizados durante a vigência do contrato ou do serviço adicional. Após o seu término, o número é mantido por 7 dias e pode depois ser liberado; a portabilidade do número para outra operadora só é possível mediante acordo individual.

14. Dados pessoais e propriedade intelectual

14.1. As regras de tratamento dos dados pessoais dos Usuários e Clientes, para os quais o Prestador é responsável pelo tratamento, estão descritas na política de privacidade. Os dados dos Chamadores e os demais dados confiados no âmbito do Serviço são tratados pelo Prestador na qualidade de subcontratante, com base no DPA, que o Cliente celebra ao aceitar os Termos.

14.2. O Cliente mantém todos os direitos sobre os conteúdos fornecidos no âmbito do Serviço e concede ao Prestador uma licença não exclusiva e gratuita para a sua utilização na medida necessária à prestação do Serviço, durante a vigência do contrato.

14.3. O software, o Site, a marca Telofia e os demais elementos do Serviço são protegidos por lei e pertencem ao Prestador ou aos seus licenciantes. O Cliente recebe um direito não exclusivo e intransferível de utilizar o Serviço durante a vigência do contrato, nos termos dos Termos.

15. Reclamações

15.1. As reclamações relativas ao Serviço ou aos serviços gratuitos podem ser apresentadas por e-mail para support@aiagenthub.pl ou por escrito, no endereço da sede do Prestador.

15.2. A reclamação deve conter, no mínimo: o nome do Cliente ou o nome e sobrenome do Usuário, o endereço de e-mail associado à Conta, a descrição do problema e a data da sua ocorrência, bem como o pedido do reclamante. Se a reclamação não contiver as informações necessárias para a sua análise, o Prestador solicitará que sejam completadas.

15.3. O Prestador analisa a reclamação sem demora, no prazo máximo de 14 dias a contar do seu recebimento, e envia a resposta para o endereço de e-mail do reclamante. A falta de resposta nesse prazo significa que a reclamação foi aceita.

15.4. Em caso de procedência da reclamação, o Prestador, à escolha do Cliente e dependendo do tipo de desconformidade, corrige a irregularidade, concede minutos adicionais ou reduz o valor cobrado, ou reembolsa a parte correspondente.

16. Empresário com direitos de consumidor

16.1. O Empresário com direitos de consumidor goza da proteção prevista no art. 385⁵ do Código Civil polonês e no art. 7aa da Lei polonesa de 30 de maio de 2014 sobre os direitos do consumidor (ustawa o prawach konsumenta), incluindo os direitos decorrentes da desconformidade do serviço digital com o contrato e o direito de arrependimento de um contrato celebrado à distância no prazo de 14 dias a contar da sua celebração, sem indicação do motivo. As disposições dos Termos que limitam a responsabilidade do Prestador ou os direitos do Cliente não se aplicam ao Empresário com direitos de consumidor na medida em que sejam contrárias a essas disposições.

16.2. Para exercer o direito de arrependimento, deve ser enviada ao Prestador uma declaração inequívoca, p. ex. por e-mail para support@aiagenthub.pl, podendo ser utilizado o modelo de formulário constante do item 19. Para cumprir o prazo, basta enviar a declaração antes do seu término.

16.3. O Prestador reembolsa os pagamentos recebidos sem demora, no prazo máximo de 14 dias a contar do recebimento da declaração de arrependimento, utilizando o mesmo meio de pagamento utilizado na transação original, salvo acordo em contrário entre as partes. Se o Empresário com direitos de consumidor tiver solicitado o início da prestação do Serviço pago antes do término do prazo de arrependimento, ficará obrigado a pagar pelos serviços prestados até o momento do arrependimento, proporcionalmente ao seu âmbito, nos limites previstos na lei.

17. Vigência e rescisão do contrato

17.1. O Cliente pode rescindir o contrato a qualquer momento, cancelando a assinatura e os serviços adicionais na Conta ou enviando uma declaração para support@aiagenthub.pl. A rescisão da parte paga do contrato produz efeitos no final do período de faturamento em curso já pago. O proprietário da Conta pode, a qualquer momento, excluir por conta própria a Conta, juntamente com os dados, na própria Conta (Configurações → Zona de perigo); a exclusão encerra imediatamente os serviços pagos e não são efetuadas novas cobranças. A exclusão da Conta, juntamente com os dados, ocorre também mediante solicitação enviada para o mesmo endereço.

17.2. O Prestador pode rescindir o contrato com aviso prévio de 30 dias por motivos relevantes, em especial o encerramento da prestação do Serviço ou uma alteração legislativa que impossibilite a sua prestação. Nesse caso, o Prestador reembolsa o valor referente à parte não utilizada e já paga do período de faturamento.

17.3. O Prestador pode rescindir o contrato com efeito imediato em caso de violação grave ou reiterada dos Termos pelo Cliente (em especial do item 10.2), de fornecimento de dados falsos ou de falta de pagamento por mais de 14 dias após o vencimento. Nesse caso, os valores relativos ao período em curso não são reembolsáveis.

17.4. Após a rescisão do contrato, o Assistente deixa de atender chamadas. O Cliente pode exportar previamente os seus dados da Conta. O Prestador exclui ou devolve os dados confiados no prazo definido no DPA, exceto os dados que deva conservar por força de disposições legais (p. ex. documentos contábeis).

18. Responsabilidade

18.1. O Prestador é responsável pela prestação adequada do Serviço, nos termos dos Termos e da legislação aplicável.

18.2. O Prestador não é responsável: pelos conteúdos e pela configuração fornecidos pelo Cliente, pelas consequências de ações tomadas com base nas respostas do Assistente sem verificação pelo Cliente, pelas interrupções e erros decorrentes do funcionamento das operadoras de telecomunicações, dos fornecedores de integrações conectadas pelo Cliente ou de força maior, nem pelas consequências do não cumprimento, pelo Cliente, dos requisitos técnicos ou da violação dos Termos.

18.3. Perante os Clientes, com exceção dos Empresários com direitos de consumidor, a responsabilidade total do Prestador decorrente do contrato limita-se ao montante dos valores efetivamente pagos pelo Cliente pelo Serviço nos 12 meses anteriores ao evento que deu origem à reclamação, e o Prestador não responde por lucros cessantes nem por danos indiretos.

18.4. As limitações de responsabilidade não se aplicam a danos causados com dolo nem a outros casos em que a exclusão ou a limitação da responsabilidade não seja admissível nos termos de disposições legais imperativas.

18.5. O Cliente isenta o Prestador de responsabilidade perante terceiros, incluindo os Chamadores e as autoridades, por reclamações decorrentes da violação, pelo Cliente, da lei ou dos Termos, em especial do item 10.

19. Modelo de formulário de arrependimento

(Preencha e devolva este formulário apenas se, na qualidade de Empresário com direitos de consumidor, pretender exercer o direito de arrependimento do contrato.)

Destinatário: AI AGENT HUB PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA, ul. Jana III Sobieskiego 11/E6, 40-082 Katowice, Polônia, e-mail: support@aiagenthub.pl

Eu/Nós(*) comunico/comunicamos(*) por meio deste que exerço/exercemos(*) o direito de arrependimento do contrato de prestação do serviço Telofia celebrado em …………… .

Nome e sobrenome e firma do empresário: …………… · Endereço: …………… · Endereço de e-mail da Conta: …………… · Data: …………… · Assinatura (apenas no caso de formulário em papel): ……………

(*) Riscar o que não interessa.

20. Alterações dos Termos e disposições finais

20.1. O Prestador pode alterar os Termos por motivos relevantes, em especial alteração da legislação, alteração do âmbito ou do modo de prestação do Serviço, alterações tecnológicas ou necessidade de garantir a segurança. O Prestador informa os Clientes sobre a alteração por e-mail ou na Conta com pelo menos 14 dias de antecedência em relação à sua entrada em vigor. O Cliente que não aceitar as alterações pode rescindir o contrato com efeitos na data de entrada em vigor das alterações. As alterações decorrentes exclusivamente de disposições legais ou favoráveis aos Clientes podem vigorar a partir da data da publicação.

20.2. Constituem parte integrante dos Termos: a política de privacidade, a política de cookies, o DPA, juntamente com a lista de subprocessadores, e a Tabela de Preços. Em caso de conflito, prevalece o contrato individual celebrado com o Cliente (se existir), seguido dos Termos e, depois, dos demais documentos.

20.3. Aos contratos celebrados com base nos Termos aplica-se a legislação polonesa. Os litígios são dirimidos pelo tribunal comum competente da localidade da sede do Prestador, sem prejuízo das disposições imperativas que conferem proteção ao Empresário com direitos de consumidor. As partes procurarão, em primeiro lugar, resolver o litígio de forma amigável.

20.4. Os Termos na presente redação vigoram a partir de 8 de outubro de 2026 e substituem as versões anteriores.