Acordo de Processamento de Dados

1. Objeto e duração

O Responsável pelo Tratamento confia ao Subcontratante o tratamento de dados pessoais para fins de prestação do serviço de assistente telefônico com IA Telofia, durante a vigência do contrato de prestação do serviço e pelo período necessário para a exclusão ou devolução dos dados após o seu término.

2. Natureza e finalidade do tratamento

Atendimento e condução de chamadas telefônicas e pela internet, reconhecimento e síntese de fala, geração de respostas por modelos de linguagem, agendamento de compromissos e transferência de chamadas, envio de SMS e e-mails relacionados com a chamada, realização de gravações (se o Responsável pelo Tratamento as tiver ativado), transcrições, resumos e avaliações de qualidade das chamadas, armazenamento do histórico de chamadas e sincronização com as integrações conectadas pelo Responsável pelo Tratamento.

3. Categorias de dados e de titulares dos dados

Titulares dos dados: pessoas que ligam para o Responsável pelo Tratamento ou que conversam com o seu assistente, clientes e contatos do Responsável pelo Tratamento e o seu pessoal.

Categorias de dados: números de telefone, nomes e sobrenomes, endereços de e-mail, gravações de voz, transcrições e resumos de chamadas, detalhes de compromissos e solicitações e outras informações fornecidas pelos interlocutores. O Responsável pelo Tratamento não deve configurar o assistente de forma que leve à coleta de categorias especiais de dados (art. 9 do RGPD), se isso não for necessário e não houver base legal para tanto.

4. Instruções do Responsável pelo Tratamento

O Subcontratante trata os dados exclusivamente mediante instruções documentadas do Responsável pelo Tratamento, que são, em especial, os Termos, o presente DPA e as configurações escolhidas pelo Responsável pelo Tratamento no painel (p. ex. ativação da gravação, prazo de conservação, integrações). Se, na avaliação do Subcontratante, uma instrução violar as disposições de proteção de dados, o Subcontratante informa imediatamente o Responsável pelo Tratamento.

5. Obrigações do Subcontratante

O Subcontratante: assegura que as pessoas autorizadas a tratar os dados assumiram um compromisso de confidencialidade; aplica medidas técnicas e organizativas adequadas (art. 32 do RGPD); presta assistência ao Responsável pelo Tratamento no atendimento aos pedidos dos titulares dos dados e no cumprimento das obrigações previstas nos arts. 32 a 36 do RGPD; não utiliza os dados confiados para fins próprios, incluindo o treinamento de modelos de inteligência artificial.

6. Subprocessadores

O Responsável pelo Tratamento concede uma autorização geral para a utilização dos subprocessadores indicados na página de subprocessadores. O Subcontratante impõe aos subprocessadores obrigações de proteção de dados não menos rigorosas do que as decorrentes do presente DPA e responde pelos atos deles como pelos seus próprios. O Subcontratante informa sobre alterações previstas na lista com pelo menos 14 dias de antecedência; nesse prazo, o Responsável pelo Tratamento pode apresentar uma oposição fundamentada e, na falta de acordo, rescindir o contrato.

7. Transferência de dados para países terceiros

Os dados são armazenados principalmente na UE (Frankfurt). A transferência de dados para fora do Espaço Econômico Europeu ocorre exclusivamente com base numa decisão de adequação (incluindo o Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA) ou em Cláusulas Contratuais-Tipo, acompanhadas de medidas complementares.

8. Medidas de segurança

Criptografia em trânsito e em repouso, criptografia dos tokens de integração, controle de acesso e princípio do privilégio mínimo, separação lógica dos dados dos clientes, armazenamento privado de gravações com acesso por links assinados de curta duração, registro de eventos, cópias de segurança, gestão de vulnerabilidades e procedimentos de resposta a incidentes.

9. Violações de dados pessoais

O Subcontratante notifica o Responsável pelo Tratamento sem demora injustificada — sempre que possível, no prazo de 48 horas — após tomar conhecimento de uma violação de dados pessoais e fornece as informações necessárias para que o Responsável pelo Tratamento efetue a notificação à autoridade de controle e a comunicação aos titulares dos dados.

10. Conservação, exclusão e devolução dos dados

As gravações e transcrições são conservadas pelo prazo definido pelo Responsável pelo Tratamento no painel (Modo de privacidade) ou até serem excluídas pelo Responsável pelo Tratamento. Após o término do contrato, o Subcontratante — à escolha do Responsável pelo Tratamento, comunicada para o endereço support@aiagenthub.pl — devolve ou exclui os dados confiados no prazo de 30 dias, salvo se as disposições legais exigirem a sua conservação.

11. Auditorias e responsabilidade

O Subcontratante disponibiliza ao Responsável pelo Tratamento as informações necessárias para demonstrar o cumprimento das obrigações previstas no art. 28 do RGPD e permite a realização de auditorias, incluindo inspeções, mediante aviso prévio com pelo menos 14 dias de antecedência, no máximo uma vez por ano (salvo se tiver ocorrido uma violação de dados pessoais). À responsabilidade das partes aplicam-se as disposições dos Termos, sem prejuízo do art. 82 do RGPD.