Política de privacidade

1. Responsável pelo tratamento e contato

O responsável pelo tratamento dos dados pessoais é a AI AGENT HUB PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA, com sede em Katowice, ul. Jana III Sobieskiego 11/E6, 40-082 Katowice, Polônia, inscrita no registro de empresários do Registro Judicial Nacional (KRS) sob o número 0001168165, NIF (NIP) 6343054493, REGON 541503506.

Para todas as questões relativas a dados pessoais, incluindo o exercício dos direitos descritos no item 11, você pode entrar em contato conosco por e-mail: support@aiagenthub.pl (no assunto da mensagem, pedimos que escreva “Proteção de dados — Telofia”) ou por escrito, no endereço da sede.

O Responsável pelo Tratamento não designou um encarregado da proteção de dados, pois não está obrigado a fazê-lo (art. 37 do RGPD). As questões de proteção de dados são conduzidas por uma pessoa designada pelo conselho de administração, disponível no endereço de e-mail acima.

2. Quando somos responsáveis pelo tratamento e quando somos subcontratantes

Somos responsáveis pelo tratamento dos dados de visitantes do site, de pessoas que utilizam o formulário de contato, de clientes e dos membros das suas equipes que utilizam o painel, de participantes de chamadas de demonstração “Ligue para mim” e de parceiros do programa de parceiros.

Em relação aos dados das pessoas que ligam para os nossos clientes (gravações, transcrições, números de telefone, dados informados durante a chamada, reservas e mensagens), atuamos como subcontratante — exclusivamente mediante instruções do cliente, com base no acordo de processamento de dados. O responsável pelo tratamento desses dados é a empresa para a qual a pessoa liga (ver item 8).

3. Quais dados tratamos

• Dados da conta: nome e sobrenome, endereço de e-mail, nome da empresa, função na equipe, configurações da conta; no login com Google — dados básicos do perfil Google (nome e sobrenome, endereço de e-mail).
• Dados de faturamento: plano escolhido, histórico de pagamentos e faturas, dados da empresa para a fatura (nome, endereço, número de identificação fiscal). Os dados de cartões de pagamento são tratados exclusivamente pela Stripe — não temos acesso ao número completo do cartão.
• Conteúdos fornecidos pelo cliente para configurar o assistente: conhecimento sobre a empresa, instruções, tabelas de preços, saudações e o conteúdo do site público indicado na criação do assistente.
• Dados do formulário de contato: nome e sobrenome, endereço de e-mail, empresa, assunto e conteúdo da mensagem.
• Dados técnicos: endereço IP, tipo de navegador e de dispositivo, horário e endereços das solicitações — nos registros dos servidores e dos sistemas de segurança; nos registros de eventos do painel — as ações realizadas na conta.
• Dados estatísticos (apenas com consentimento): informações sobre a utilização do site coletadas pelo Google Analytics 4 (ver item 10).
• Programa de parceiros: o código do parceiro do link de indicação e, ao clicar no link, um resumo unidirecional (hash) do endereço IP, nunca o endereço completo.
• Chamada de demonstração “Ligue para mim”: número de telefone (em formato legível apenas durante o estabelecimento da chamada e o envio do SMS), o seu resumo unidirecional (hash) e a sua forma mascarada (p. ex. +48 22 ••• 958), o hash do endereço IP, a gravação da chamada com a voz de ambas as partes, a sua transcrição e os parâmetros técnicos.
• Conversa com o assistente no navegador ou no widget do site do cliente: o áudio do microfone transmitido durante a conversa, o idioma do navegador, o endereço da página a partir da qual a conversa foi iniciada e o hash do endereço IP (para fins de limites de uso e proteção contra abusos).
• Dados das pessoas que ligam para os clientes (na qualidade de subcontratante): número de telefone, gravação de voz (se o cliente tiver ativado a gravação), transcrição, resumo e avaliação da chamada, dados informados durante a chamada (p. ex. nome, data e horário do atendimento, descrição do assunto) e o conteúdo dos SMS e e-mails enviados.

4. Finalidades e bases legais do tratamento

• Celebração e execução do contrato de prestação do serviço Telofia, manutenção da conta, suporte técnico e comunicações relativas ao serviço — art. 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD; em relação às pessoas que atuam em nome do cliente — art. 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD (interesse legítimo que consiste na execução do contrato com o cliente).
• Faturamento, emissão e conservação de faturas e de documentação contábil — art. 6.º, n.º 1, alínea c), do RGPD, em conjugação com a legislação tributária e a Lei de Contabilidade polonesa (ustawa o rachunkowości).
• Resposta a mensagens enviadas pelo formulário de contato ou por e-mail — art. 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD e, se a mensagem disser respeito à celebração de um contrato — art. 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD.
• Chamada de demonstração, envio de um SMS com o resumo, bem como gravação e análise automática da chamada para melhorar a qualidade do assistente — art. 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD (consentimento dado no formulário); conservação do hash do número para limitar abusos — art. 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD.
• Estatísticas de visitas ao site (Google Analytics 4) e registro da atribuição ao parceiro num cookie — art. 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD e art. 399 da Lei polonesa de Comunicações Eletrônicas (Prawo komunikacji elektronicznej) (consentimento para a respectiva categoria de cookies dado no banner).
• Liquidação do programa de parceiros — art. 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD (contrato com o parceiro) e art. 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD.
• Garantia da segurança do site e do serviço, prevenção de abusos, manutenção de registros de eventos — art. 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD.
• Informação aos clientes sobre novas funcionalidades e ofertas do Telofia — art. 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD; enviamos informações comerciais por meios eletrônicos apenas mediante consentimento prévio, que pode ser retirado a qualquer momento.
• Declaração, exercício ou defesa de direitos num processo judicial — art. 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD.

O fornecimento dos dados é voluntário, mas necessário para criar uma conta, celebrar um contrato, obter uma resposta ou realizar a chamada de demonstração. Não tomamos a seu respeito decisões baseadas exclusivamente no tratamento automatizado que produzam efeitos jurídicos ou que afetem você de forma similarmente significativa (art. 22 do RGPD).

5. Análise de qualidade e inteligência artificial

As gravações e transcrições das chamadas de demonstração são analisadas automaticamente — nos nossos servidores e com o uso dos modelos de linguagem Google Gemini (por meio do OpenRouter) e Anthropic Claude — para avaliar a qualidade do áudio e o andamento da conversa e para formular regras gerais que melhoram o funcionamento do assistente. Essas regras não contêm dados pessoais (filtramos, entre outros, números, endereços de e-mail e endereços de sites). Apagamos as gravações após 30 dias.

As conversas conduzidas pelos assistentes dos nossos clientes não são utilizadas na análise de qualidade descrita acima. Os seus resumos e avaliações são gerados automaticamente apenas para o respectivo cliente, e as conclusões das suas chamadas (se ele tiver ativado a função de aprendizagem do assistente) são aplicadas somente no assistente desse cliente.

Não treinamos modelos de inteligência artificial com dados das chamadas, e os nossos fornecedores de modelos de linguagem tratam esses dados exclusivamente para gerar respostas, nos termos dos contratos.

6. Destinatários dos dados

Confiamos os dados a prestadores de serviços que os tratam em nosso nome com base em acordos de processamento de dados — para hospedagem e banco de dados (Supabase, Vercel), transmissão de voz (LiveKit), telefonia e SMS (Telnyx e, como alternativa, SMSAPI e Twilio), reconhecimento de fala (Soniox), modelos de linguagem (OpenRouter e Google, Anthropic), envio de e-mails (servidor de correio próprio do domínio telofia.com, alojamento aderlo.cloud) e estatísticas (Google). A lista completa, com a finalidade e a localização do tratamento, está disponível na página de subprocessadores.

A Stripe trata os dados de pagamento como responsável pelo tratamento independente, de acordo com a sua própria política de privacidade. As integrações conectadas pelo cliente (p. ex. Google Agenda, Microsoft Outlook, HubSpot, Pipedrive) recebem dados mediante instrução do cliente.

Os dados também podem ser transmitidos a entidades que nos prestam serviços contábeis e jurídicos, bem como a autoridades públicas, quando a lei o exigir. Não vendemos dados pessoais.

7. Local do tratamento e transferências para fora do EEE

O banco de dados principal e o armazenamento de gravações estão localizados na União Europeia (Frankfurt, Alemanha). O processamento de voz durante a chamada ocorre no LiveKit Cloud na UE e em servidores operados por nós na Polônia, nos quais funcionam, entre outros, a síntese de fala e a análise de qualidade.

Alguns fornecedores (em especial fornecedores de modelos de linguagem, reconhecimento de fala, envio de e-mails e pagamentos) podem tratar dados nos Estados Unidos ou em outros países fora do Espaço Econômico Europeu. Nesse caso, a transferência ocorre com base numa decisão da Comissão Europeia que reconhece um nível de proteção adequado (incluindo o Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA, no caso de entidades certificadas) ou em Cláusulas Contratuais-Tipo aprovadas pela Comissão Europeia, acompanhadas de medidas complementares. Uma cópia das garantias pode ser obtida escrevendo para support@aiagenthub.pl.

8. Pessoas que ligam para os nossos clientes

Se você conversa com o assistente Telofia da empresa para a qual liga, o responsável pelo tratamento dos seus dados é essa empresa. É ela que decide se as chamadas são gravadas e por quanto tempo as gravações e transcrições são mantidas (desde a exclusão no dia seguinte à chamada até a conservação por tempo indeterminado), e nós tratamos os dados exclusivamente mediante as suas instruções.

Todas as chamadas começam com a informação de que você está falando com um assistente com IA. Se a gravação estiver ativada, a saudação também informa sobre a gravação. Você pode pedir a qualquer momento para falar com uma pessoa.

Para questões relativas aos seus dados, entre em contato primeiro com essa empresa; a pedido dela, ajudaremos a atender a sua solicitação. Se você não souber qual empresa utiliza o Telofia, escreva para support@aiagenthub.pl — encaminharemos a sua solicitação ao cliente competente.

9. Prazo de conservação dos dados

• Dados da conta e conteúdos de configuração: durante a vigência do contrato e, após o seu término, por até 30 dias (exceto os dados que devemos conservar por mais tempo); se o proprietário excluir a conta no painel, imediatamente.
• Faturas e documentos de faturamento: durante 5 anos contados do fim do ano civil em que venceu o prazo de pagamento do imposto.
• Dados tratados para fins de defesa contra reclamações: até o término do prazo de prescrição das pretensões (em regra, até 6 anos).
• Gravações e transcrições das chamadas dos clientes: pelo prazo definido pelo cliente no painel (Modo de privacidade); resumos das chamadas — até serem excluídos pelo cliente ou até o término do contrato.
• Gravações e transcrições das chamadas de demonstração: 30 dias. Hashes de números e de endereços IP das chamadas de demonstração: 90 dias. Notas das chamadas de demonstração (o seu nome, se indicado, tipo de negócio, o site mencionado e um breve resumo, guardadas com o hash do número, sem o número nem a transcrição, para que o assistente possa continuar a conversa na chamada seguinte ou no retorno de chamada pedido) e retornos de chamada de demonstração agendados (número cifrado até à chamada): 30 dias.
• Mensagens do formulário de contato: até 12 meses após o término da correspondência.
• Dados tratados com base em consentimento: até a sua retirada; cookies — pelos prazos indicados na política de cookies.
• Registros de segurança e registro de chamadas à API: até 90 dias, salvo se forem necessários para esclarecer um incidente.

10. Cookies e Google Analytics

Utilizamos cookies essenciais (entre outros, para o login, o idioma, a moeda e para lembrar a escolha feita no banner de cookies). Os cookies de análise (Google Analytics 4) e de marketing (atribuição ao parceiro) só são gravados depois de você dar o consentimento para a respectiva categoria no banner de cookies. Você pode alterar ou retirar o consentimento a qualquer momento pelo link “Configurações de cookies” no rodapé do site — a retirada do consentimento não afeta a licitude do tratamento realizado antes dela.

O Google Analytics 4 nos fornece estatísticas agregadas de visitas (p. ex. número de visitas, páginas visitadas, fontes de tráfego, localização aproximada e tipo de dispositivo). O fornecedor do serviço é a Google Ireland Limited; os dados podem ser transferidos para a Google LLC nos EUA com base no Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA. Os detalhes constam da política de cookies.

11. Os seus direitos

Você tem o direito de acesso aos seus dados, de retificação, de apagamento, de limitação do tratamento e de portabilidade, o direito de se opor ao tratamento baseado em interesse legítimo (incluindo, sempre, ao marketing direto) e o direito de retirar o consentimento a qualquer momento, sem que isso afete a licitude do tratamento realizado antes da retirada.

Para exercer os seus direitos, escreva para support@aiagenthub.pl. Responderemos sem demora injustificada e, no máximo, no prazo de um mês. Poderemos solicitar as informações necessárias para confirmar a sua identidade.

O proprietário da conta pode, a qualquer momento, excluir a conta e os seus dados por conta própria no painel (Configurações → Zona de perigo → Excluir conta). A exclusão é imediata: cancelamos a assinatura, liberamos os números de telefone, revogamos o acesso das integrações e excluímos o assistente, as chamadas, as gravações e os contatos. Mantemos apenas as faturas e os registros de pagamento que a legislação fiscal nos obriga a conservar. Também é possível solicitar a exclusão por e-mail para support@aiagenthub.pl.

Você tem o direito de apresentar uma reclamação ao Presidente do Gabinete de Proteção de Dados Pessoais da Polônia (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych — UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Varsóvia, uodo.gov.pl) ou à autoridade de controle do país da sua residência habitual ou do seu local de trabalho.

12. Dados de contas Google

Se você conectar o Google Agenda, o Telofia utiliza exclusivamente: as informações de disponibilidade (livre/ocupado), a lista dos seus calendários (para que você possa escolher um) e os eventos que cria, move ou exclui nas reservas feitas pelo assistente. Também lemos o endereço de e-mail da conta Google, para mostrar qual conta está conectada.

A utilização e a transferência, pelo Telofia, de informações recebidas das APIs do Google estão em conformidade com a Política de dados do usuário dos serviços de API do Google, incluindo os requisitos de uso limitado (Limited Use). Não utilizamos os dados do Google para publicidade, não os vendemos e não treinamos modelos de IA com eles; nenhuma pessoa tem acesso a eles, salvo a seu pedido, por razões de segurança ou quando a lei o exigir.

Armazenamos os tokens de acesso de forma criptografada. Você pode desconectar a integração a qualquer momento no painel (Integrações) ou na página myaccount.google.com/permissions — ao desconectar, revogamos o token e o excluímos.

13. Segurança

Aplicamos medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco (art. 32 do RGPD), em especial a criptografia em trânsito (TLS) e em repouso, a criptografia dos tokens de integração, o controle de acesso baseado em funções e o princípio do privilégio mínimo, o armazenamento privado de gravações com acesso por links assinados de curta duração, o registro de eventos, as cópias de segurança e as limitações que protegem contra abusos.

14. Alterações da política

Esta política pode ser atualizada, em especial em caso de alteração da legislação, das funcionalidades do serviço ou dos fornecedores. A versão atual está sempre disponível nesta página, com a data da última atualização. Informamos os clientes sobre alterações relevantes por e-mail ou no painel com pelo menos 14 dias de antecedência.