Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact

De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens is AI AGENT HUB PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA, met statutaire zetel in Katowice, ul. Jana III Sobieskiego 11/E6, 40-082 Katowice, ingeschreven in het ondernemersregister van het Poolse Nationaal Gerechtelijk Register (KRS) onder nummer 0001168165, fiscaal identificatienummer (NIP) 6343054493, REGON 541503506.

Voor alle zaken die betrekking hebben op persoonsgegevens, waaronder het uitoefenen van de rechten beschreven in punt 11, kun je contact met ons opnemen per e-mail via support@aiagenthub.pl (vermeld als onderwerp ‘Gegevensbescherming — Telofia’) of schriftelijk via het adres van onze statutaire zetel.

De Verwerkingsverantwoordelijke heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat hij daartoe niet verplicht is (art. 37 AVG). Zaken op het gebied van gegevensbescherming worden behandeld door een door de raad van bestuur aangewezen persoon, die bereikbaar is via het bovenstaande e-mailadres.

2. Wanneer wij verwerkingsverantwoordelijke zijn en wanneer verwerker

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van websitebezoekers, gebruikers van het contactformulier, klanten en hun teamleden die het dashboard gebruiken, deelnemers aan demogesprekken via ‘Bel mij’ en partners in het partnerprogramma.

Ten aanzien van de gegevens van mensen die onze klanten bellen (opnames, transcripties, telefoonnummers, tijdens het gesprek verstrekte gegevens, boekingen en berichten) treden wij op als verwerker – uitsluitend in opdracht van de klant, op basis van de verwerkersovereenkomst. Verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens is het bedrijf dat de betrokkene belt (zie punt 8).

3. Welke gegevens wij verwerken

• Accountgegevens: voor- en achternaam, e-mailadres, bedrijfsnaam, rol in het team, accountinstellingen; bij inloggen met Google – basisgegevens van het Google-profiel (voor- en achternaam, e-mailadres).
• Factuurgegevens: gekozen pakket, betalings- en factuurgeschiedenis, bedrijfsgegevens voor de factuur (naam, adres, fiscaal identificatienummer). Gegevens van betaalkaarten worden uitsluitend door Stripe verwerkt – wij hebben geen toegang tot het volledige kaartnummer.
• Inhoud die de klant aanlevert voor de configuratie van de assistent: kennis over het bedrijf, instructies, prijslijsten, begroetingen en de inhoud van de openbare website die bij het aanmaken van de assistent is opgegeven.
• Gegevens uit het contactformulier: voor- en achternaam, e-mailadres, bedrijf, onderwerp en inhoud van het bericht.
• Technische gegevens: IP-adres, type browser en apparaat, tijdstip en adressen van verzoeken – in de logs van servers en beveiligingssystemen; in de activiteitenlogs van het dashboard – handelingen die in het account zijn uitgevoerd.
• Statistische gegevens (uitsluitend met toestemming): informatie over het gebruik van de website, verzameld door Google Analytics 4 (zie punt 10).
• Partnerprogramma: de partnercode uit de verwijzingslink en, bij het klikken op de link, een eenrichtingshash van het IP-adres – nooit het volledige adres.
• Demogesprek ‘Bel mij’: telefoonnummer (in leesbare vorm alleen zolang nodig is om het gesprek op te zetten en de sms te versturen), de eenrichtingshash en de gemaskeerde vorm ervan (bijv. +48 22 ••• 958), een hash van het IP-adres, een opname van het gesprek met de stemmen van beide partijen, de transcriptie en de technische parameters ervan.
• Gesprek met de assistent in de browser of in de widget op de website van een klant: microfoongeluid dat tijdens het gesprek wordt doorgegeven, de browsertaal, het adres van de pagina vanwaar het gesprek is gestart en een hash van het IP-adres (voor limieten en bescherming tegen misbruik).
• Gegevens van mensen die onze klanten bellen (als verwerker): telefoonnummer, stemopname (als de klant het opnemen heeft ingeschakeld), transcriptie, samenvatting en beoordeling van het gesprek, tijdens het gesprek verstrekte gegevens (bijv. naam, afspraaktijd, omschrijving van de kwestie) en de inhoud van verzonden sms- en e-mailberichten.

4. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

• Het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst voor de levering van de dienst Telofia, het beheren van het account, technische ondersteuning en communicatie over de dienst – art. 6 lid 1 sub b AVG; ten aanzien van personen die namens de klant handelen – art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang bestaande in de uitvoering van de overeenkomst met de klant).
• Facturering, het opstellen en bewaren van facturen en boekhoudkundige documenten – art. 6 lid 1 sub c AVG in samenhang met de belastingwetgeving en de Poolse boekhoudwet (ustawa o rachunkowości).
• Het beantwoorden van een bericht via het contactformulier of per e-mail – art. 6 lid 1 sub f AVG en, als het bericht betrekking heeft op het sluiten van een overeenkomst, art. 6 lid 1 sub b AVG.
• Het demogesprek, het versturen van één sms met een samenvatting en het opnemen en automatisch analyseren van het gesprek om de kwaliteit van de assistent te verbeteren – art. 6 lid 1 sub a AVG (toestemming gegeven in het formulier); het bewaren van de hash van het nummer om misbruik te beperken – art. 6 lid 1 sub f AVG.
• Bezoekersstatistieken van de website (Google Analytics 4) en het vastleggen van de partnertoewijzing in een cookie – art. 6 lid 1 sub a AVG en art. 399 van de Poolse wet op de elektronische communicatie (Prawo komunikacji elektronicznej) (toestemming voor de betreffende cookiecategorie, gegeven in de banner).
• Afrekening van het partnerprogramma – art. 6 lid 1 sub b AVG (overeenkomst met de partner) en art. 6 lid 1 sub f AVG.
• Het waarborgen van de beveiliging van de website en de dienst, het voorkomen van misbruik en het bijhouden van activiteitenlogs – art. 6 lid 1 sub f AVG.
• Het informeren van klanten over nieuwe functies en het aanbod van Telofia – art. 6 lid 1 sub f AVG; commerciële informatie langs elektronische weg sturen wij uitsluitend met voorafgaande toestemming, die op elk moment kan worden ingetrokken.
• De instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen – art. 6 lid 1 sub f AVG.

Het verstrekken van gegevens is vrijwillig, maar noodzakelijk om een account aan te maken, een overeenkomst te sluiten, een antwoord te ontvangen of een demogesprek te laten uitvoeren. Wij nemen over jou geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen voor je hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen (art. 22 AVG).

5. Kwaliteitsanalyse en kunstmatige intelligentie

Opnames en transcripties van demogesprekken worden automatisch geanalyseerd – op onze eigen servers en met behulp van de taalmodellen Google Gemini (via OpenRouter) en Anthropic Claude – om de geluidskwaliteit en het verloop van het gesprek te beoordelen en algemene regels op te stellen die de werking van de assistent verbeteren. Deze regels bevatten geen persoonsgegevens (wij filteren onder meer nummers, e-mailadressen en webadressen eruit). Opnames verwijderen wij na 30 dagen.

Gesprekken die de assistenten van onze klanten voeren, worden niet gebruikt voor de hierboven beschreven kwaliteitsanalyse. De samenvattingen en beoordelingen ervan worden automatisch en uitsluitend ten behoeve van de betreffende klant gemaakt, en inzichten uit diens gesprekken (als de klant de leerfunctie van de assistent heeft ingeschakeld) worden alleen in diens eigen assistent toegepast.

Wij trainen geen modellen voor kunstmatige intelligentie op gespreksgegevens, en onze aanbieders van taalmodellen verwerken deze uitsluitend om antwoorden te genereren, overeenkomstig de gesloten overeenkomsten.

6. Ontvangers van gegevens

Wij vertrouwen gegevens toe aan dienstverleners die deze namens ons verwerken op basis van verwerkersovereenkomsten – voor hosting en database (Supabase, Vercel), spraaktransport (LiveKit), telefonie en sms (Telnyx, met SMSAPI en Twilio als back-up), spraakherkenning (Soniox), taalmodellen (OpenRouter en Google, Anthropic), e-mailverzending (eigen mailserver van het domein telofia.com, hosting aderlo.cloud) en statistieken (Google). De volledige lijst, met het doel en de locatie van de verwerking, is beschikbaar op de pagina subverwerkers.

Stripe verwerkt betalingsgegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, overeenkomstig zijn eigen privacybeleid. Integraties die de klant koppelt (bijv. Google Agenda, Microsoft Outlook, HubSpot, Pipedrive) ontvangen gegevens in opdracht van de klant.

Gegevens kunnen ook worden verstrekt aan partijen die ons boekhoudkundige en juridische diensten verlenen en aan overheidsinstanties, wanneer de wet dat vereist. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

7. Plaats van verwerking en doorgifte buiten de EER

Onze primaire database en de opslag van opnames bevinden zich in de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland). De spraakverwerking tijdens het gesprek vindt plaats in LiveKit Cloud in de EU en op door ons beheerde servers in Polen, waarop onder meer de spraaksynthese en de kwaliteitsanalyse draaien.

Sommige aanbieders (met name aanbieders van taalmodellen, spraakherkenning, e-mailverzending en betalingen) kunnen gegevens verwerken in de Verenigde Staten of in andere landen buiten de Europese Economische Ruimte. De doorgifte vindt dan plaats op basis van een besluit van de Europese Commissie waarin een passend beschermingsniveau wordt vastgesteld (waaronder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming voor gecertificeerde partijen) of van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen, samen met aanvullende maatregelen. Een kopie van de waarborgen kun je opvragen door te schrijven naar support@aiagenthub.pl.

8. Mensen die onze klanten bellen

Als je spreekt met de Telofia-assistent van het bedrijf dat je belt, is dat bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke voor je gegevens. Het bedrijf beslist of gesprekken worden opgenomen en hoe lang opnames en transcripties worden bewaard (van verwijdering op de dag na het gesprek tot bewaring voor onbepaalde tijd), en wij verwerken de gegevens uitsluitend in zijn opdracht.

Elk gesprek begint met de mededeling dat je met een AI-assistent spreekt. Als opnemen is ingeschakeld, vermeldt de begroeting ook dat het gesprek wordt opgenomen. Je kunt op elk moment vragen om contact met een mens.

Neem voor vragen over je gegevens in de eerste plaats contact op met dat bedrijf; op zijn verzoek helpen wij bij de afhandeling van je verzoek. Als je niet weet welk bedrijf Telofia gebruikt, schrijf dan naar support@aiagenthub.pl – wij sturen je verzoek door naar de betreffende klant.

9. Bewaartermijn van gegevens

• Accountgegevens en configuratie-inhoud: gedurende de looptijd van de overeenkomst en na beëindiging ervan – tot 30 dagen (met uitzondering van gegevens die wij langer moeten bewaren); als de eigenaar het account in het dashboard verwijdert – onmiddellijk.
• Facturen en factuurdocumenten: 5 jaar vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de termijn voor de betaling van de belasting is verstreken.
• Gegevens die worden verwerkt ter verdediging tegen vorderingen: tot het verstrijken van de verjaringstermijn van vorderingen (in de regel tot 6 jaar).
• Opnames en transcripties van gesprekken van klanten: gedurende de termijn die de klant in het dashboard heeft ingesteld (Privacymodus); gesprekssamenvattingen – totdat de klant ze verwijdert of de overeenkomst eindigt.
• Opnames en transcripties van demogesprekken: 30 dagen. Hashes van nummers en IP-adressen uit demogesprekken: 90 dagen. Notities van demogesprekken (uw naam indien genoemd, type bedrijf, de genoemde website en een korte samenvatting, bewaard onder de hash van het nummer, zonder het nummer of transcriptie, zodat de assistent het gesprek bij een volgend gesprek of een gevraagd terugbelverzoek kan voortzetten) en geplande demo-terugbelverzoeken (nummer versleuteld tot het gesprek): 30 dagen.
• Berichten uit het contactformulier: tot 12 maanden na afronding van de correspondentie.
• Gegevens die op basis van toestemming worden verwerkt: tot de intrekking ervan; cookies – gedurende de termijnen vermeld in het cookiebeleid.
• Beveiligingslogs en het logboek van API-aanroepen: tot 90 dagen, tenzij ze nodig zijn om een incident te onderzoeken.

10. Cookies en Google Analytics

Wij gebruiken noodzakelijke cookies (onder meer voor inloggen, taal, valuta en het onthouden van je keuze in de cookiebanner). Analytische cookies (Google Analytics 4) en marketingcookies (partnertoewijzing) plaatsen wij uitsluitend nadat je in de cookiebanner toestemming hebt gegeven voor de betreffende categorie. Je kunt je toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via de link ‘Cookie-instellingen’ in de footer van de website – het intrekken van toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.

Google Analytics 4 levert ons geaggregeerde bezoekersstatistieken (bijv. aantal bezoeken, bezochte pagina’s, verkeersbronnen, globale locatie en type apparaat). De aanbieder van de dienst is Google Ireland Limited; gegevens kunnen worden doorgegeven aan Google LLC in de VS op basis van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming. Meer informatie vind je in het cookiebeleid.

11. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van gegevens, het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (en altijd tegen direct marketing) en het recht om je toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Om je rechten uit te oefenen, schrijf je naar support@aiagenthub.pl. Wij antwoorden zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen een maand. Wij kunnen je vragen om informatie die nodig is om je identiteit te bevestigen.

De eigenaar van het account kan het account met de bijbehorende gegevens op elk moment zelf verwijderen in het dashboard (Instellingen → Gevarenzone → Account verwijderen). De verwijdering gaat direct in: we beëindigen het abonnement, geven de telefoonnummers vrij, trekken de toegang van integraties in en verwijderen de assistent, gesprekken, opnames en contacten. We bewaren alleen de facturen en betaalgegevens die we volgens de belastingwetgeving moeten bewaren. Je kunt verwijdering ook per e-mail aanvragen via support@aiagenthub.pl.

Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de President van het Poolse Bureau voor de bescherming van persoonsgegevens (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, uodo.gov.pl) of bij de toezichthoudende autoriteit in het land waar je gewoonlijk verblijft of werkt.

12. Gegevens uit Google-accounts

Als je Google Agenda koppelt, gebruikt Telofia uitsluitend: beschikbaarheidsinformatie (vrij/bezet), de lijst met je agenda’s (zodat je er één kunt kiezen) en de afspraken die het aanmaakt, verplaatst of verwijdert bij boekingen door de assistent. Wij lezen ook het e-mailadres van het Google-account uit om te tonen welk account is gekoppeld.

Het gebruik en de overdracht door Telofia van informatie die is ontvangen via Google-API’s voldoen aan het gebruikersgegevensbeleid voor Google API-services, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use). Wij gebruiken gegevens van Google niet voor advertenties, verkopen ze niet en trainen er geen AI-modellen op; mensen krijgen er geen inzage in, tenzij jij daarom vraagt, om veiligheidsredenen of wanneer de wet dat vereist.

Toegangstokens bewaren wij versleuteld. Je kunt de koppeling op elk moment verbreken in het dashboard (Integraties) of op myaccount.google.com/permissions – bij het verbreken trekken wij het token in en verwijderen wij het.

13. Beveiliging

Wij treffen technische en organisatorische maatregelen die passend zijn voor het risico (art. 32 AVG), met name versleuteling tijdens transport (TLS) en bij opslag, versleuteling van integratietokens, op rollen gebaseerd toegangsbeheer en het principe van minimale rechten, afgeschermde opslag van opnames die toegankelijk is via kortlevende ondertekende links, logging van gebeurtenissen, back-ups en limieten ter bescherming tegen misbruik.

14. Wijzigingen in dit beleid

Dit beleid kan worden bijgewerkt, met name bij wijzigingen in de wetgeving, de functies van de dienst of de aanbieders. De actuele versie is altijd op deze pagina beschikbaar, samen met de datum van de laatste wijziging. Over wezenlijke wijzigingen informeren wij klanten ten minste 14 dagen van tevoren per e-mail of in het dashboard.