Condiciones del servicio

1. Prestador del servicio y contacto

1.1. El prestador del servicio es AI AGENT HUB PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA, con domicilio social en Katowice, ul. Jana III Sobieskiego 11/E6, 40-082 Katowice, inscrita en el registro de empresarios del Registro Judicial Nacional llevado por el Tribunal de Distrito Katowice-Wschód de Katowice, VIII Sección Mercantil del Registro Judicial Nacional, con el número KRS 0001168165, NIP 6343054493, REGON 541503506, capital social 781 666,65 PLN (el «Prestador»). Telofia es un servicio prestado por el Prestador.

1.2. Contacto con el Prestador: email support@aiagenthub.pl, formulario de contacto o por escrito en la dirección del domicilio social. Dirección para notificaciones electrónicas: AE:PL-33272-39547-UADIR-23.

1.3. El idioma del contrato y de las comunicaciones es el polaco. Las Condiciones también se ponen a disposición en otros idiomas; en caso de discrepancia, prevalece la versión polaca.

2. Definiciones

Los términos utilizados en las Condiciones tienen el siguiente significado:

• Sitio web: el sitio web telofia.com, junto con el panel del cliente;
• Servicio: el servicio de pago Telofia prestado en la modalidad SaaS (software como servicio), descrito en el apartado 3;
• Cliente: el empresario (persona física que ejerce una actividad económica, persona jurídica o unidad organizativa a la que la ley reconoce capacidad jurídica) que ha celebrado con el Prestador un contrato de prestación del Servicio;
• Empresario con derechos de consumidor: el Cliente persona física que celebra un contrato directamente relacionado con su actividad económica cuando del contenido del contrato se desprende que este no tiene para él carácter profesional, lo que resulta en particular del objeto de la actividad económica que ejerce, publicado conforme a las disposiciones sobre el Registro Central e Información de Actividades Económicas (CEIDG);
• Usuario: toda persona que utiliza el Sitio web, incluidas las personas que actúan en nombre del Cliente (miembros del equipo con acceso a la cuenta);
• Cuenta: el panel del Cliente en el Sitio web, en el que el Cliente configura el asistente y gestiona el plan, los pagos y los datos;
• Asistente: el asistente de voz basado en inteligencia artificial configurado por el Cliente, que mantiene conversaciones telefónicas y por internet en nombre del Cliente;
• Persona que llama: la persona que habla con el Asistente del Cliente;
• Plan: el plan de suscripción elegido por el Cliente, que incluye un conjunto determinado de funciones, un número de minutos de conversación por periodo de facturación y otros límites descritos en la Lista de precios;
• Lista de precios: los precios y el alcance vigentes de los Planes y de los servicios adicionales, presentados en la página de precios y en la Cuenta;
• DPA: el acuerdo de tratamiento de datos personales, que forma parte integrante de las Condiciones.

3. Tipo y alcance de los servicios

3.1. En el marco del Servicio, el Prestador pone a disposición del Cliente el Asistente, que en particular: atiende las llamadas entrantes a los números del Cliente o desviadas por el Cliente, mantiene conversaciones en los idiomas elegidos a partir del conocimiento y las instrucciones facilitados por el Cliente, reserva, cambia y cancela citas en el calendario conectado, toma mensajes y solicitudes, transfiere llamadas a las personas indicadas, envía SMS y emails relacionados con la llamada y elabora transcripciones, resúmenes y estadísticas de las llamadas. El alcance actual de las funciones depende del Plan y se describe en la Lista de precios.

3.2. Además, el Prestador presta gratuitamente a todo Usuario los siguientes servicios por vía electrónica: puesta a disposición de los contenidos del Sitio web, formulario de contacto, conversación de demostración con el asistente en el navegador y una llamada de demostración única «Llámame» al número de teléfono indicado (junto con un SMS con el resumen), realizada sobre la base del consentimiento prestado en el formulario. Es posible renunciar a los servicios gratuitos en cualquier momento dejando de utilizarlos.

3.3. El Servicio está destinado exclusivamente a empresarios y no se ofrece a consumidores. Al crear la Cuenta, la persona que actúa en nombre del Cliente declara que es mayor de edad y que está debidamente facultada para celebrar el contrato en nombre del Cliente.

3.4. El Servicio puede funcionar con servicios de terceros conectados por el Cliente (p. ej., Google Calendar, Microsoft Outlook, HubSpot, Pipedrive, webhooks y API). El uso de dichos servicios se rige por los contratos celebrados por el Cliente con sus proveedores; el Prestador no responde de los cambios o interrupciones por parte de dichos proveedores.

4. Requisitos técnicos y riesgos

4.1. Para utilizar el Sitio web y la Cuenta se necesita: un dispositivo con acceso a internet, una versión actualizada de un navegador web (p. ej., Chrome, Firefox, Safari, Edge) con JavaScript y cookies habilitados, una dirección de email activa y, para las conversaciones de prueba en el navegador, un micrófono y el permiso del navegador para utilizarlo. Para que el Asistente atienda llamadas se necesita un número de teléfono facilitado en el marco del Servicio o la posibilidad de desviar las llamadas desde el número del Cliente.

4.2. El uso de servicios prestados por vía electrónica conlleva riesgos habituales como el software malicioso, el phishing, la apropiación de las credenciales de acceso o la interceptación de transmisiones no cifradas. El Prestador utiliza conexiones cifradas (TLS) y otras medidas de seguridad; el Usuario debe proteger sus credenciales de acceso, utilizar software actualizado y no permitir el acceso a la Cuenta a personas no autorizadas.

4.3. Se prohíbe al Usuario facilitar contenidos de carácter ilícito, incluidos los que vulneren derechos de terceros, así como realizar acciones que perturben el funcionamiento del Sitio web.

5. Cuenta y celebración del contrato

5.1. El contrato de prestación del Servicio se celebra en el momento de crear la Cuenta, es decir, tras facilitar los datos requeridos, aceptar las Condiciones y la política de privacidad y confirmar la dirección de email o iniciar sesión con una cuenta de Google. El contrato se celebra por tiempo indefinido; la parte de pago del contrato comienza en el momento en que se elige un Plan de pago o un servicio adicional.

5.2. El Cliente se compromete a facilitar datos veraces, completos y actualizados y a proteger sus credenciales de acceso, y responde de las acciones de las personas a las que haya dado acceso a la Cuenta. La Cuenta no puede cederse ni transmitirse.

5.3. El Prestador confirma la celebración del contrato y la compra de Planes y servicios adicionales por email o en la Cuenta.

6. Periodo de prueba gratuito

6.1. Tras crear la Cuenta, el Cliente obtiene un periodo de prueba gratuito de 14 días, que incluye 30 minutos de conversaciones de prueba con el Asistente en el navegador (50 minutos si se registra a través del enlace de un socio del programa de socios). El periodo de prueba no requiere indicar un método de pago.

6.2. Durante el periodo de prueba, el número de teléfono está disponible como servicio adicional de pago. Contratar un número requiere indicar un método de pago; la cuota se cobra mensualmente hasta que se cancele el servicio adicional o se elija un Plan de pago. Al elegir un Plan, el número queda incluido en el precio del Plan (dentro del límite de números del Plan) y la parte no utilizada de la cuota del servicio adicional se abona a cuenta de pagos futuros.

6.3. Si el periodo de prueba finaliza sin que se haya elegido un Plan de pago, el Asistente deja de atender llamadas. La Cuenta y la configuración se conservan, y el Cliente puede elegir un Plan en cualquier momento.

7. Planes, minutos y tarifas

7.1. El Servicio se presta a título oneroso según el Plan elegido por el Cliente. Los precios y el alcance de los Planes y de los servicios adicionales se establecen en la Lista de precios vigente en el momento del pedido. Los precios se indican en importes netos; el IVA se añade si se adeuda y en la medida en que se adeude conforme a la normativa aplicable.

7.2. El Plan incluye un número determinado de minutos de conversación por periodo de facturación. Los minutos del Plan no utilizados no se trasladan al siguiente periodo de facturación. Pueden adquirirse minutos adicionales en paquetes de 100 minutos; los minutos adicionales adquiridos se consumen una vez agotados los minutos del Plan.

7.3. Los servicios adicionales (en particular, los números de teléfono adicionales y los SMS que superen el límite del Plan) se facturan según la Lista de precios.

7.4. Los Planes se pagan por adelantado, por periodos mensuales o anuales, en la moneda elegida al realizar el pedido.

7.5. El Prestador puede modificar la Lista de precios. La modificación de los precios aplicables al Cliente surte efecto a partir del primer periodo de facturación que comience al menos 30 días después de la notificación al Cliente por email o en la Cuenta. El Cliente que no acepte la modificación puede resolver el contrato con efectos al final del periodo de facturación en curso.

8. Pagos y facturas

8.1. Los pagos se realizan sin efectivo a través del operador de pagos Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.), en particular con tarjeta de pago u otros métodos disponibles en el formulario de pago. Los datos de la tarjeta de pago los trata exclusivamente Stripe; el Prestador no tiene acceso al número completo de la tarjeta.

8.2. La suscripción se renueva automáticamente por sucesivos periodos de facturación y la cuota se cobra en el método de pago guardado al inicio de cada periodo, hasta que se cancele la suscripción.

8.3. El Cliente acepta la emisión y el envío de facturas en formato electrónico. Las facturas y los justificantes de pago están disponibles en la Cuenta y se envían a la dirección de email del Cliente.

8.4. Si un pago no se completa, el sistema reintenta el cargo. Si el pago no se abona en un plazo de 7 días desde su vencimiento, el Prestador puede suspender el funcionamiento del Asistente hasta que se efectúe el pago y, si el impago se prolonga más de 14 días, resolver el contrato de conformidad con el apartado 17.

9. Cambio de Plan, cancelación y reembolsos

9.1. El Cliente puede cambiar de Plan o cancelar la suscripción en cualquier momento en la Cuenta (pestaña Facturación, portal de cliente de Stripe). El cambio a un Plan superior es inmediato, con prorrateo de la cuota por la parte restante del periodo. El cambio a un Plan inferior y la cancelación surten efecto al final del periodo de facturación en curso ya pagado; hasta entonces, el Servicio se presta con el alcance anterior.

9.2. Sin perjuicio del apartado 16 (Empresario con derechos de consumidor), del apartado 15 (reclamaciones) y de las disposiciones legales imperativas, las cuotas abonadas no son reembolsables, tampoco por la parte no utilizada del periodo de facturación, por los minutos del Plan no utilizados ni por los paquetes de minutos adicionales adquiridos, que no tienen valor monetario ni pueden canjearse por dinero.

9.3. Los reembolsos aprobados se realizan mediante el método de pago utilizado en la transacción, salvo que las partes acuerden otra cosa.

10. Obligaciones del Cliente y normas de uso aceptable

10.1. El Cliente es responsable de los contenidos facilitados al Asistente (conocimiento, instrucciones, listas de precios, saludos), de su licitud y veracidad, de la configuración del Asistente y de la verificación de las citas, los mensajes y demás acciones realizadas por el Asistente.

10.2. Queda prohibido utilizar el Servicio:

• para realizar o iniciar llamadas y mensajes comerciales no solicitados, llamadas automatizadas masivas (robocalls) o spam por SMS;
• para suplantar a otras personas u organizaciones, presentar al Asistente como un ser humano o eludir el aviso de que el interlocutor está hablando con una IA;
• para atender números de emergencia ni en situaciones en las que una interrupción del Servicio o un error del Asistente pudieran poner en peligro la vida, la salud o la seguridad;
• para prestar asesoramiento médico, jurídico, financiero u otro asesoramiento de alto riesgo sin supervisión humana; el Asistente debe derivar esos asuntos a una persona cualificada;
• para acosar, intimidar o engañar a las Personas que llaman, incluso infringiendo la normativa de protección de los consumidores, competencia desleal, telecomunicaciones, grabación de llamadas o protección de datos personales;
• para tratar categorías especiales de datos personales, salvo que sea necesario para atender la llamada y el Cliente cuente con una base jurídica para ello;
• de forma que perturbe el funcionamiento del Servicio, eluda las medidas de seguridad o los límites o utilice tráfico generado automáticamente.

10.3. El Cliente, como responsable del tratamiento de los datos de las Personas que llaman, es responsable de contar con una base jurídica para el tratamiento, de cumplir las obligaciones de información (incluido informar de la grabación de las llamadas, si la ha activado) y de que el uso del Servicio sea conforme con la normativa aplicable en cada país en el que lo utilice.

10.4. En caso de infracción del apartado 10.2, el Prestador puede suspender de inmediato el funcionamiento del Asistente o bloquear la Cuenta, informando al Cliente del motivo, salvo que ello fuera contrario a la ley.

11. Aviso sobre IA y grabación de llamadas

11.1. De conformidad con el art. 50 del Reglamento (UE) 2024/1689 (Reglamento de Inteligencia Artificial), al comienzo de cada conversación el Asistente informa a la Persona que llama de que está hablando con un asistente con IA. El Cliente puede modificar el texto del saludo, pero no puede eliminar este aviso. Los detalles se describen en el aviso sobre IA.

11.2. La grabación de las llamadas es opcional y la activa el Cliente. Cuando la grabación está activada, el saludo informa de ella a la Persona que llama. El Cliente también decide el plazo de conservación de las grabaciones y transcripciones (ajuste «Modo de privacidad» de la Cuenta).

11.3. La Persona que llama puede pedir en cualquier momento hablar con una persona; según la configuración del Cliente, la llamada se transfiere o el Asistente toma nota de la solicitud de contacto.

12. Limitaciones de la inteligencia artificial

12.1. Las respuestas del Asistente las generan automáticamente modelos de inteligencia artificial. Pese a las medidas de protección aplicadas, el Asistente puede entender mal lo que se dice, dar una respuesta incompleta o incorrecta o realizar una acción que no se corresponda con la intención del interlocutor. Las transcripciones y los resúmenes pueden contener inexactitudes.

12.2. El Cliente debe configurar el Asistente para que transfiera a una persona los asuntos importantes, inusuales o que requieran una decisión, y verificar periódicamente los resultados de su trabajo. El Asistente no toma decisiones que produzcan efectos jurídicos para las Personas que llaman o que les afecten significativamente de modo similar.

13. Disponibilidad y cambios del Servicio

13.1. El Prestador procura que el Servicio esté disponible las 24 horas del día y supervisa su funcionamiento; el estado actual se muestra en la página de estado del sistema. El Prestador no garantiza una disponibilidad ininterrumpida. Pueden producirse interrupciones técnicas debidas a tareas de mantenimiento y actualizaciones —el Prestador avisa con antelación, en la medida de lo posible, de las interrupciones prolongadas previstas—, así como interrupciones causadas por fuerza mayor o por fallos de los operadores de telecomunicaciones y de los proveedores de infraestructura.

13.2. El Prestador puede desarrollar y modificar las funciones del Servicio, incluidos los proveedores de tecnología, siempre que ello no reduzca sustancialmente el alcance del Servicio pagado por el Cliente. Puede establecerse un nivel de disponibilidad garantizado (SLA) en un contrato independiente.

13.3. Los números de teléfono facilitados en el marco del Servicio proceden de operadores de telecomunicaciones que colaboran con el Prestador y se ponen a disposición durante la vigencia del contrato o del servicio adicional. Tras su finalización, el número se conserva durante 7 días y, después, puede liberarse; la portabilidad del número a otro operador solo es posible previo acuerdo individual.

14. Datos personales y propiedad intelectual

14.1. Las normas de tratamiento de los datos personales de los Usuarios y Clientes respecto de los cuales el Prestador es responsable del tratamiento se describen en la política de privacidad. El Prestador trata los datos de las Personas que llaman y los demás datos que se le confían en el marco del Servicio como encargado del tratamiento, en virtud del DPA, que el Cliente celebra al aceptar las Condiciones.

14.2. El Cliente conserva todos los derechos sobre los contenidos facilitados en el marco del Servicio y concede al Prestador una licencia no exclusiva y gratuita para utilizarlos en la medida necesaria para prestar el Servicio, durante la vigencia del contrato.

14.3. El software, el Sitio web, la marca Telofia y los demás elementos del Servicio están protegidos por la ley y pertenecen al Prestador o a sus licenciantes. El Cliente obtiene un derecho no exclusivo e intransferible a utilizar el Servicio durante la vigencia del contrato, de conformidad con las Condiciones.

15. Reclamaciones

15.1. Las reclamaciones relativas al Servicio o a los servicios gratuitos pueden presentarse por email a support@aiagenthub.pl o por escrito en la dirección del domicilio social del Prestador.

15.2. La reclamación debe incluir, como mínimo: el nombre del Cliente o el nombre y apellidos del Usuario, la dirección de email asociada a la Cuenta, la descripción del problema y la fecha en que se produjo, así como la pretensión del reclamante. Si la reclamación no contiene la información necesaria para tramitarla, el Prestador pedirá que se complete.

15.3. El Prestador tramita la reclamación sin demora y, a más tardar, en un plazo de 14 días desde su recepción, y envía la respuesta a la dirección de email del reclamante. La falta de respuesta en ese plazo implica la estimación de la reclamación.

15.4. Si se estima la reclamación, el Prestador, a elección del Cliente y según el tipo de falta de conformidad, subsana la irregularidad, concede minutos adicionales o reduce la cuota o reembolsa la parte correspondiente de esta.

16. Empresario con derechos de consumidor

16.1. El Empresario con derechos de consumidor goza de la protección prevista en el art. 385⁵ del Código Civil polaco y en el art. 7aa de la Ley polaca de 30 de mayo de 2014 sobre los derechos del consumidor (ustawa o prawach konsumenta), incluidos los derechos derivados de la falta de conformidad del servicio digital con el contrato y el derecho a desistir del contrato celebrado a distancia en un plazo de 14 días desde su celebración, sin necesidad de indicar el motivo. Las disposiciones de las Condiciones que limitan la responsabilidad del Prestador o los derechos del Cliente no se aplican al Empresario con derechos de consumidor en la medida en que sean contrarias a dichas disposiciones.

16.2. Para desistir del contrato, debe enviarse al Prestador una declaración inequívoca, p. ej., por email a support@aiagenthub.pl, para lo que puede utilizarse el modelo de formulario del apartado 19. Para cumplir el plazo basta con enviar la declaración antes de que venza.

16.3. El Prestador reembolsa los pagos recibidos sin demora y, a más tardar, en un plazo de 14 días desde la recepción de la declaración de desistimiento, utilizando el mismo medio de pago empleado en la transacción inicial, salvo que las partes acuerden otra cosa. Si el Empresario con derechos de consumidor solicitó que la prestación del Servicio de pago comenzara antes de que finalizara el plazo de desistimiento, deberá pagar las prestaciones realizadas hasta el momento del desistimiento, en proporción a su alcance, dentro de los límites previstos por la ley.

17. Duración y terminación del contrato

17.1. El Cliente puede resolver el contrato en cualquier momento cancelando la suscripción y los servicios adicionales en la Cuenta o enviando una declaración a support@aiagenthub.pl. La resolución de la parte de pago del contrato surte efecto al final del periodo de facturación en curso ya pagado. El propietario de la Cuenta puede eliminar la Cuenta y sus datos en cualquier momento desde la propia Cuenta (Configuración → Zona de peligro); la eliminación pone fin de inmediato a los servicios de pago y no se realizan más cobros. La Cuenta y sus datos también se eliminan previa solicitud enviada a esa misma dirección.

17.2. El Prestador puede resolver el contrato con un preaviso de 30 días por causas justificadas, en particular el cese de la prestación del Servicio o un cambio normativo que impida prestarlo. En tal caso, el Prestador reembolsa la cuota correspondiente a la parte pagada y no utilizada del periodo de facturación.

17.3. El Prestador puede resolver el contrato con efecto inmediato en caso de incumplimiento grave o reiterado de las Condiciones por parte del Cliente (en particular, del apartado 10.2), de facilitación de datos falsos o de impago durante más de 14 días desde el vencimiento. En tal caso, las cuotas del periodo en curso no son reembolsables.

17.4. Tras la terminación del contrato, el Asistente deja de atender llamadas. El Cliente puede exportar previamente sus datos desde la Cuenta. El Prestador elimina o devuelve los datos confiados en el plazo establecido en el DPA, salvo los datos que deba conservar en virtud de la ley (p. ej., documentos contables).

18. Responsabilidad

18.1. El Prestador responde de la correcta prestación del Servicio de conformidad con las Condiciones y la ley.

18.2. El Prestador no responde de: los contenidos y la configuración facilitados por el Cliente, las consecuencias de acciones realizadas a partir de las respuestas del Asistente sin verificación por parte del Cliente, las interrupciones y errores derivados de la actuación de los operadores de telecomunicaciones, de los proveedores de las integraciones conectadas por el Cliente o de fuerza mayor, ni de las consecuencias del incumplimiento por el Cliente de los requisitos técnicos o de las Condiciones.

18.3. Frente a los Clientes, con excepción de los Empresarios con derechos de consumidor, la responsabilidad total del Prestador derivada del contrato se limita al importe de las cuotas efectivamente abonadas por el Cliente por el Servicio en los 12 meses anteriores al hecho que dé lugar a la reclamación, y el Prestador no responde del lucro cesante ni de los daños indirectos.

18.4. Las limitaciones de responsabilidad no se aplican a los daños causados dolosamente ni a otros casos en los que la exclusión o limitación de la responsabilidad no esté permitida por disposiciones legales imperativas.

18.5. El Cliente mantendrá indemne al Prestador frente a la responsabilidad ante terceros, incluidas las Personas que llaman y las autoridades, por las reclamaciones derivadas del incumplimiento por el Cliente de la ley o de las Condiciones, en particular del apartado 10.

19. Modelo de formulario de desistimiento

(Este formulario solo debe cumplimentarse y enviarse si el Empresario con derechos de consumidor desea desistir del contrato.)

Destinatario: AI AGENT HUB PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA, ul. Jana III Sobieskiego 11/E6, 40-082 Katowice, email: support@aiagenthub.pl

Por la presente le comunico/comunicamos(*) que desisto/desistimos(*) de mi/nuestro(*) contrato de prestación del servicio Telofia celebrado el …………… .

Nombre y apellidos y razón social del empresario: …………… · Dirección: …………… · Dirección de email de la Cuenta: …………… · Fecha: …………… · Firma (solo si el formulario se presenta en papel): ……………

(*) Táchese lo que no proceda.

20. Modificación de las Condiciones y disposiciones finales

20.1. El Prestador puede modificar las Condiciones por causas justificadas, en particular cambios normativos, cambios en el alcance o la forma de prestación del Servicio, cambios tecnológicos o la necesidad de garantizar la seguridad. El Prestador informa a los Clientes de la modificación por email o en la Cuenta al menos 14 días antes de su entrada en vigor. El Cliente que no acepte las modificaciones puede resolver el contrato con efectos en la fecha de su entrada en vigor. Las modificaciones derivadas exclusivamente de la ley o favorables para los Clientes pueden aplicarse desde la fecha de su publicación.

20.2. Forman parte integrante de las Condiciones: la política de privacidad, la política de cookies, el DPA junto con la lista de subencargados y la Lista de precios. En caso de contradicción, prevalece el contrato individual celebrado con el Cliente (si lo hubiera), seguido de las Condiciones y, después, de los demás documentos.

20.3. Los contratos celebrados con arreglo a las Condiciones se rigen por la legislación polaca. Los litigios se someten al tribunal ordinario competente del domicilio social del Prestador, sin perjuicio de las disposiciones imperativas que otorgan protección al Empresario con derechos de consumidor. Las partes procurarán, en primer lugar, resolver el litigio de forma amistosa.

20.4. Las presentes Condiciones, en su redacción actual, se aplican desde el 8 de octubre de 2026 y sustituyen a las versiones anteriores.