Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento y contacto

El responsable del tratamiento de los datos personales es AI AGENT HUB PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA, con domicilio social en Katowice, ul. Jana III Sobieskiego 11/E6, 40-082 Katowice, inscrita en el registro de empresarios del Registro Judicial Nacional (KRS) con el número 0001168165, NIP 6343054493, REGON 541503506.

Para cualquier cuestión relativa a los datos personales, incluido el ejercicio de los derechos descritos en el apartado 11, puedes contactar con nosotros por email en support@aiagenthub.pl (indica en el asunto del mensaje «Protección de datos — Telofia») o por escrito en la dirección del domicilio social.

El Responsable no ha designado un delegado de protección de datos, ya que no está obligado a ello (art. 37 del RGPD). Los asuntos de protección de datos los gestiona una persona designada por el consejo de administración, disponible en la dirección de email indicada.

2. Cuándo somos responsables y cuándo encargados del tratamiento

Somos responsables del tratamiento de los datos de los visitantes del sitio web, de las personas que utilizan el formulario de contacto, de los clientes y los miembros de sus equipos que utilizan el panel, de los participantes en las llamadas de demostración «Llámame» y de los socios del programa de socios.

Respecto de los datos de las personas que llaman a nuestros clientes (grabaciones, transcripciones, números de teléfono, datos facilitados durante la llamada, reservas y mensajes), actuamos como encargado del tratamiento, únicamente siguiendo instrucciones del cliente, en virtud del acuerdo de tratamiento de datos. El responsable de esos datos es la empresa a la que llama la persona (véase el apartado 8).

3. Qué datos tratamos

• Datos de la cuenta: nombre y apellidos, dirección de email, nombre de la empresa, función en el equipo y configuración de la cuenta; al iniciar sesión con Google, los datos básicos del perfil de Google (nombre y apellidos, dirección de email).
• Datos de facturación: plan elegido, historial de pagos y facturas, datos de la empresa para la factura (nombre, dirección, número de identificación fiscal). Los datos de las tarjetas de pago los trata exclusivamente Stripe; no tenemos acceso al número completo de la tarjeta.
• Contenidos facilitados por el cliente para configurar el asistente: conocimiento sobre la empresa, instrucciones, listas de precios, saludos y el contenido del sitio web público indicado al crear el asistente.
• Datos del formulario de contacto: nombre y apellidos, dirección de email, empresa, asunto y contenido del mensaje.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador y de dispositivo, hora y direcciones de las solicitudes, en los registros de los servidores y de los sistemas de seguridad; en los registros de actividad del panel, las acciones realizadas en la cuenta.
• Datos estadísticos (solo con consentimiento): información sobre el uso del sitio web recogida por Google Analytics 4 (véase el apartado 10).
• Programa de socios: el código de socio del enlace de recomendación y, al hacer clic en el enlace, un hash unidireccional de la dirección IP, nunca la dirección completa.
• Llamada de demostración «Llámame»: número de teléfono (en forma legible solo mientras se establece la llamada y se envía el SMS), su hash unidireccional y su versión enmascarada (p. ej., +48 22 ••• 958), un hash de la dirección IP, la grabación de la llamada con la voz de ambas partes, su transcripción y sus parámetros técnicos.
• Conversación con el asistente en el navegador o en el widget del sitio web de un cliente: el audio del micrófono transmitido durante la conversación, el idioma del navegador, la dirección de la página desde la que se inició la conversación y un hash de la dirección IP (para aplicar límites y proteger frente a abusos).
• Datos de las personas que llaman a los clientes (como encargado del tratamiento): número de teléfono, grabación de voz (si el cliente ha activado la grabación), transcripción, resumen y valoración de la llamada, datos facilitados durante la llamada (p. ej., nombre, fecha de la cita, descripción del asunto) y contenido de los SMS y emails enviados.

4. Finalidades y bases jurídicas del tratamiento

• Celebración y ejecución del contrato de prestación del servicio Telofia, gestión de la cuenta, asistencia técnica y comunicaciones relativas al servicio: art. 6.1.b) del RGPD; respecto de las personas que actúan en nombre del cliente: art. 6.1.f) del RGPD (interés legítimo consistente en la ejecución del contrato con el cliente).
• Facturación, emisión y conservación de facturas y de la documentación contable: art. 6.1.c) del RGPD, en relación con la normativa tributaria y la Ley polaca de contabilidad (ustawa o rachunkowości).
• Respuesta a los mensajes enviados mediante el formulario de contacto o por email: art. 6.1.f) del RGPD y, si el mensaje se refiere a la celebración de un contrato, art. 6.1.b) del RGPD.
• Llamada de demostración, envío de un SMS con el resumen, y grabación y análisis automático de la llamada para mejorar la calidad del asistente: art. 6.1.a) del RGPD (consentimiento prestado en el formulario); conservación del hash del número para limitar abusos: art. 6.1.f) del RGPD.
• Estadísticas de visitas al sitio web (Google Analytics 4) y registro de la atribución a un socio en una cookie: art. 6.1.a) del RGPD y art. 399 de la Ley polaca de comunicaciones electrónicas (Prawo komunikacji elektronicznej) (consentimiento para la categoría de cookies correspondiente prestado en el banner).
• Liquidación del programa de socios: art. 6.1.b) del RGPD (contrato con el socio) y art. 6.1.f) del RGPD.
• Garantía de la seguridad del sitio web y del servicio, prevención de abusos y mantenimiento de registros de actividad: art. 6.1.f) del RGPD.
• Información a los clientes sobre nuevas funciones y ofertas de Telofia: art. 6.1.f) del RGPD; solo enviamos comunicaciones comerciales por vía electrónica con consentimiento previo, que puede retirarse en cualquier momento.
• Formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones: art. 6.1.f) del RGPD.

Facilitar los datos es voluntario, pero necesario para crear una cuenta, celebrar el contrato, recibir una respuesta o realizar la llamada de demostración. No tomamos respecto de ti decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos en ti o te afecten significativamente de modo similar (art. 22 del RGPD).

5. Análisis de calidad e inteligencia artificial

Las grabaciones y transcripciones de las llamadas de demostración se analizan automáticamente —en nuestros servidores y mediante los modelos de lenguaje Google Gemini (a través de OpenRouter) y Anthropic Claude— para evaluar la calidad del audio y el desarrollo de la conversación y formular reglas generales que mejoren el funcionamiento del asistente. Estas reglas no contienen datos personales (filtramos, entre otros, números, direcciones de email y direcciones web). Eliminamos las grabaciones transcurridos 30 días.

Las conversaciones mantenidas por los asistentes de nuestros clientes no se utilizan para el análisis de calidad descrito anteriormente. Sus resúmenes y valoraciones se generan automáticamente solo para el cliente de que se trate, y las conclusiones extraídas de sus llamadas (si ha activado la función de aprendizaje del asistente) se aplican únicamente a su asistente.

No entrenamos modelos de inteligencia artificial con los datos de las llamadas, y nuestros proveedores de modelos de lenguaje los tratan exclusivamente para generar respuestas, de conformidad con los contratos.

6. Destinatarios de los datos

Confiamos los datos a proveedores de servicios que los tratan por nuestra cuenta en virtud de acuerdos de tratamiento de datos, en materia de alojamiento y base de datos (Supabase, Vercel), transmisión de voz (LiveKit), telefonía y SMS (Telnyx y, como respaldo, SMSAPI y Twilio), reconocimiento de voz (Soniox), modelos de lenguaje (OpenRouter y Google, Anthropic), envío de emails (servidor de correo propio del dominio telofia.com, alojamiento aderlo.cloud) y estadísticas (Google). La lista completa, con la finalidad y la ubicación del tratamiento, está disponible en la página de subencargados.

Stripe trata los datos de pago como responsable independiente, de conformidad con su propia política de privacidad. Las integraciones que conecta el cliente (p. ej., Google Calendar, Microsoft Outlook, HubSpot, Pipedrive) reciben datos siguiendo instrucciones del cliente.

Los datos también pueden comunicarse a entidades que nos prestan servicios contables y jurídicos, así como a autoridades públicas cuando lo exija la ley. No vendemos datos personales.

7. Lugar de tratamiento y transferencias fuera del EEE

La base de datos principal y el almacenamiento de grabaciones se encuentran en la Unión Europea (Fráncfort, Alemania). El procesamiento de la voz durante la llamada se realiza en LiveKit Cloud en la UE y en servidores gestionados por nosotros en Polonia, en los que funcionan, entre otros, la síntesis de voz y el análisis de calidad.

Algunos proveedores (en particular, los de modelos de lenguaje, reconocimiento de voz, envío de emails y pagos) pueden tratar datos en Estados Unidos o en otros países fuera del Espacio Económico Europeo. En ese caso, la transferencia se basa en una decisión de la Comisión Europea que declara un nivel de protección adecuado (incluido el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. para las entidades certificadas) o en cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, junto con medidas complementarias. Puedes obtener una copia de las garantías escribiendo a support@aiagenthub.pl.

8. Personas que llaman a nuestros clientes

Si hablas con el asistente de Telofia de la empresa a la que llamas, el responsable del tratamiento de tus datos es esa empresa. Es ella quien decide si las llamadas se graban y durante cuánto tiempo se conservan las grabaciones y transcripciones (desde su eliminación al día siguiente de la llamada hasta su conservación indefinida), y nosotros tratamos los datos únicamente siguiendo sus instrucciones.

Cada llamada comienza con el aviso de que estás hablando con un asistente con IA. Si la grabación está activada, el saludo también informa de ella. Puedes pedir en cualquier momento que te pongan en contacto con una persona.

Para cuestiones relativas a tus datos, dirígete en primer lugar a esa empresa; a petición suya, la ayudaremos a atender tu solicitud. Si no sabes qué empresa utiliza Telofia, escribe a support@aiagenthub.pl y remitiremos tu solicitud al cliente correspondiente.

9. Plazo de conservación de los datos

• Datos de la cuenta y contenidos de configuración: durante la vigencia del contrato y, tras su finalización, hasta 30 días (salvo los datos que debamos conservar durante más tiempo); si el propietario elimina la cuenta desde el panel, de inmediato.
• Facturas y documentos de facturación: 5 años a contar desde el final del año natural en que venció el plazo de pago del impuesto.
• Datos tratados para la defensa frente a reclamaciones: hasta que prescriban las acciones (por regla general, hasta 6 años).
• Grabaciones y transcripciones de las llamadas de los clientes: durante el plazo configurado por el cliente en el panel (Modo de privacidad); resúmenes de las llamadas: hasta que el cliente los elimine o finalice el contrato.
• Grabaciones y transcripciones de las llamadas de demostración: 30 días. Hashes de los números y de las direcciones IP de las llamadas de demostración: 90 días. Notas de las llamadas de demostración (su nombre si lo indicó, tipo de negocio, el sitio web mencionado y un breve resumen, guardadas con el hash del número, sin el número ni la transcripción, para que el asistente pueda continuar la conversación en la siguiente llamada o en la devolución de llamada que solicitó) y devoluciones de llamada de demostración programadas (número cifrado hasta la llamada): 30 días.
• Mensajes del formulario de contacto: hasta 12 meses desde el final de la correspondencia.
• Datos tratados sobre la base del consentimiento: hasta su retirada; cookies: durante los plazos indicados en la política de cookies.
• Registros de seguridad y registro de llamadas a la API: hasta 90 días, salvo que sean necesarios para esclarecer un incidente.

10. Cookies y Google Analytics

Utilizamos cookies esenciales (entre otras, para el inicio de sesión, el idioma, la moneda y para recordar tu elección en el banner de cookies). Las cookies analíticas (Google Analytics 4) y de marketing (atribución a un socio) solo se instalan después de que prestes tu consentimiento para la categoría correspondiente en el banner de cookies. Puedes cambiar o retirar tu consentimiento en cualquier momento mediante el enlace «Configuración de cookies» del pie de página; la retirada del consentimiento no afecta a la licitud del tratamiento anterior a ella.

Google Analytics 4 nos proporciona estadísticas agregadas de visitas (p. ej., número de visitas, páginas visitadas, fuentes de tráfico, ubicación aproximada y tipo de dispositivo). El proveedor del servicio es Google Ireland Limited; los datos pueden transferirse a Google LLC en EE. UU. al amparo del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. Encontrarás más detalles en la política de cookies.

11. Tus derechos

Tienes derecho de acceso a tus datos, de rectificación, supresión, limitación del tratamiento y portabilidad, derecho de oposición al tratamiento basado en el interés legítimo (y, en todo caso, a la mercadotecnia directa) y derecho a retirar tu consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior a su retirada.

Para ejercer tus derechos, escribe a support@aiagenthub.pl. Responderemos sin dilación indebida y, a más tardar, en el plazo de un mes. Podemos pedirte la información necesaria para confirmar tu identidad.

El propietario de la cuenta puede eliminar la cuenta y sus datos por sí mismo en cualquier momento desde el panel (Configuración → Zona de peligro → Eliminar cuenta). La eliminación es inmediata: cancelamos la suscripción, liberamos los números de teléfono, revocamos el acceso de las integraciones y eliminamos el asistente, las llamadas, las grabaciones y los contactos. Solo conservamos las facturas y los registros de pago que la normativa fiscal nos obliga a conservar. También puedes solicitar la eliminación por email a support@aiagenthub.pl.

Tienes derecho a presentar una reclamación ante el Presidente de la Oficina de Protección de Datos Personales de Polonia (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Varsovia, uodo.gov.pl) o ante la autoridad de control del país en el que tengas tu residencia habitual o tu lugar de trabajo.

12. Datos de cuentas de Google

Si conectas Google Calendar, Telofia solo utiliza: la información de disponibilidad (libre/ocupado), la lista de tus calendarios (para que puedas elegir uno) y los eventos que crea, mueve o elimina en las reservas realizadas por el asistente. También leemos la dirección de email de la cuenta de Google para mostrar qué cuenta está conectada.

El uso y la transferencia por parte de Telofia de la información recibida de las API de Google cumplen la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado (Limited Use). No utilizamos los datos de Google para publicidad, no los vendemos ni entrenamos modelos de IA con ellos; ninguna persona tiene acceso a ellos salvo que nos lo pidas, por motivos de seguridad o cuando lo exija la ley.

Guardamos los tokens de acceso cifrados. Puedes desconectar la conexión en cualquier momento en el panel (Integraciones) o en myaccount.google.com/permissions; al desconectarla, revocamos el token y lo eliminamos.

13. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo (art. 32 del RGPD), en particular el cifrado de las transmisiones (TLS) y de los datos en reposo, el cifrado de los tokens de integración, el control de acceso basado en roles y el principio de privilegios mínimos, un almacenamiento privado de grabaciones con acceso mediante enlaces firmados de corta duración, el registro de eventos, copias de seguridad y límites que protegen frente a abusos.

14. Cambios en la política

Esta política puede actualizarse, en particular en caso de cambios normativos o de cambios en las funciones del servicio o en los proveedores. La versión vigente está siempre disponible en esta página junto con la fecha de su última actualización. Informamos a los clientes de los cambios sustanciales por email o en el panel con al menos 14 días de antelación.