Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten ist AI AGENT HUB PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA mit Sitz in Katowice, ul. Jana III Sobieskiego 11/E6, 40-082 Katowice, Polen, eingetragen im Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters (KRS) unter der Nummer 0001168165, Steuernummer (NIP) 6343054493, REGON 541503506.

In allen Angelegenheiten, die personenbezogene Daten betreffen, einschließlich der Ausübung der in Abschnitt 11 beschriebenen Rechte, können Sie uns per E-Mail unter support@aiagenthub.pl (bitte mit dem Betreff „Datenschutz – Telofia“) oder schriftlich an die Anschrift unseres Sitzes kontaktieren.

Der Verantwortliche hat keinen Datenschutzbeauftragten benannt, da hierzu keine Pflicht besteht (Art. 37 DSGVO). Datenschutzangelegenheiten betreut eine vom Vorstand benannte Person, die unter der oben genannten E-Mail-Adresse erreichbar ist.

2. Wann wir Verantwortlicher und wann wir Auftragsverarbeiter sind

Wir sind Verantwortlicher für die Daten von Website-Besuchern, von Personen, die das Kontaktformular nutzen, von Kunden und deren Teammitgliedern, die das Dashboard nutzen, von Teilnehmern an Demo-Anrufen „Rufen Sie mich an“ sowie von Partnern des Partnerprogramms.

Hinsichtlich der Daten von Personen, die unsere Kunden anrufen (Aufzeichnungen, Transkripte, Telefonnummern, im Gespräch mitgeteilte Angaben, Buchungen und Nachrichten), handeln wir als Auftragsverarbeiter – ausschließlich auf Weisung des Kunden und auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags. Verantwortlicher für diese Daten ist das Unternehmen, das die betreffende Person anruft (siehe Abschnitt 8).

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Firmenname, Rolle im Team, Kontoeinstellungen; bei Anmeldung über Google – grundlegende Daten des Google-Profils (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse).
• Abrechnungsdaten: gewählter Tarif, Zahlungs- und Rechnungsverlauf, Unternehmensdaten für die Rechnung (Name, Anschrift, Steuernummer). Zahlungskartendaten verarbeitet ausschließlich Stripe – wir haben keinen Zugriff auf die vollständige Kartennummer.
• Vom Kunden zur Konfiguration des Assistenten bereitgestellte Inhalte: Wissen über das Unternehmen, Anweisungen, Preislisten, Begrüßungen sowie der Inhalt der öffentlichen Website, die bei der Erstellung des Assistenten angegeben wurde.
• Daten aus dem Kontaktformular: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Betreff und Inhalt der Nachricht.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp, Zeitpunkt und Adressen von Anfragen – in den Protokollen der Server und Sicherheitssysteme; in den Ereignisprotokollen des Dashboards – die im Konto vorgenommenen Aktionen.
• Statistische Daten (nur mit Einwilligung): Informationen über die Nutzung der Website, die von Google Analytics 4 erhoben werden (siehe Abschnitt 10).
• Partnerprogramm: der Partnercode aus dem Empfehlungslink und beim Klick auf den Link ein Einweg-Hash der IP-Adresse, niemals die vollständige Adresse.
• Demo-Anruf „Rufen Sie mich an“: Telefonnummer (in lesbarer Form nur für die Dauer des Verbindungsaufbaus und des SMS-Versands), deren Einweg-Hash und maskierte Form (z. B. +48 22 ••• 958), ein Hash der IP-Adresse, eine Aufzeichnung des Gesprächs mit den Stimmen beider Seiten, dessen Transkript und technische Parameter.
• Gespräch mit dem Assistenten im Browser oder im Widget auf der Website eines Kunden: Mikrofonaudio, das während des Gesprächs übertragen wird, Browsersprache, Adresse der Seite, von der aus das Gespräch gestartet wurde, sowie ein Hash der IP-Adresse (für Nutzungslimits und zum Schutz vor Missbrauch).
• Daten von Personen, die Kunden anrufen (als Auftragsverarbeiter): Telefonnummer, Sprachaufzeichnung (sofern der Kunde die Aufzeichnung aktiviert hat), Transkript, Zusammenfassung und Bewertung des Gesprächs, im Gespräch mitgeteilte Angaben (z. B. Name, Termin, Beschreibung des Anliegens) sowie Inhalt versendeter SMS und E-Mails.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Abschluss und Durchführung des Vertrags über die Erbringung des Dienstes Telofia, Führung des Kontos, technischer Support und Kommunikation zum Dienst – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Personen, die im Namen eines Kunden handeln – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Durchführung des Vertrags mit dem Kunden).
• Abrechnung, Ausstellung und Aufbewahrung von Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den steuerrechtlichen Vorschriften und dem polnischen Rechnungslegungsgesetz (ustawa o rachunkowości).
• Beantwortung von Nachrichten über das Kontaktformular oder per E-Mail – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und, wenn die Nachricht den Abschluss eines Vertrags betrifft, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Demo-Anruf, Versand einer SMS mit Zusammenfassung sowie Aufzeichnung und automatische Analyse des Gesprächs zur Verbesserung der Qualität des Assistenten – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (im Formular erteilte Einwilligung); Speicherung des Hashs der Nummer zur Eindämmung von Missbrauch – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Besuchsstatistiken der Website (Google Analytics 4) und Speicherung der Partnerzuordnung in einem Cookie – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie Art. 399 des polnischen Gesetzes über elektronische Kommunikation (Prawo komunikacji elektronicznej) (im Banner erteilte Einwilligung in die jeweilige Cookie-Kategorie).
• Abrechnung des Partnerprogramms – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit dem Partner) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Gewährleistung der Sicherheit der Website und des Dienstes, Verhinderung von Missbrauch, Führung von Ereignisprotokollen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Information von Kunden über neue Funktionen und Angebote von Telofia – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; kommerzielle Informationen auf elektronischem Weg senden wir nur mit vorheriger Einwilligung, die jederzeit widerrufen werden kann.
• Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Angabe der Daten ist freiwillig, aber erforderlich, um ein Konto zu erstellen, einen Vertrag abzuschließen, eine Antwort zu erhalten oder einen Demo-Anruf durchzuführen. Wir treffen Ihnen gegenüber keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

5. Qualitätsanalyse und künstliche Intelligenz

Aufzeichnungen und Transkripte von Demo-Anrufen werden automatisch analysiert – auf unseren Servern sowie mithilfe der Sprachmodelle Google Gemini (über OpenRouter) und Anthropic Claude –, um die Tonqualität und den Gesprächsverlauf zu bewerten und allgemeine Regeln zu formulieren, die die Arbeitsweise des Assistenten verbessern. Diese Regeln enthalten keine personenbezogenen Daten (wir filtern u. a. Nummern, E-Mail-Adressen und Website-Adressen heraus). Aufzeichnungen löschen wir nach 30 Tagen.

Gespräche, die die Assistenten unserer Kunden führen, werden nicht für die oben beschriebene Qualitätsanalyse verwendet. Ihre Zusammenfassungen und Bewertungen werden automatisch und ausschließlich für den jeweiligen Kunden erstellt, und Erkenntnisse aus seinen Gesprächen (sofern er die Lernfunktion des Assistenten aktiviert hat) werden nur in seinem Assistenten angewendet.

Wir trainieren keine Modelle künstlicher Intelligenz mit Gesprächsdaten, und unsere Anbieter von Sprachmodellen verarbeiten diese gemäß den Verträgen ausschließlich, um Antworten zu erzeugen.

6. Empfänger der Daten

Wir übertragen Daten Dienstleistern, die sie in unserem Auftrag auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen verarbeiten – für Hosting und Datenbank (Supabase, Vercel), Sprachübertragung (LiveKit), Telefonie und SMS (Telnyx, ersatzweise SMSAPI und Twilio), Spracherkennung (Soniox), Sprachmodelle (OpenRouter und Google, Anthropic), E-Mail-Versand (eigener Mailserver der Domain telofia.com, Hosting aderlo.cloud) sowie Statistiken (Google). Die vollständige Liste mit Zweck und Ort der Verarbeitung finden Sie auf der Seite zu den Unterauftragsverarbeitern.

Stripe verarbeitet Zahlungsdaten als eigenständiger Verantwortlicher gemäß seiner eigenen Datenschutzerklärung. Vom Kunden verbundene Integrationen (z. B. Google Kalender, Microsoft Outlook, HubSpot, Pipedrive) erhalten Daten auf Weisung des Kunden.

Daten können außerdem an Dienstleister, die für uns Buchhaltungs- und Rechtsdienstleistungen erbringen, sowie an Behörden übermittelt werden, soweit Rechtsvorschriften dies verlangen. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

7. Ort der Verarbeitung und Übermittlung außerhalb des EWR

Die Hauptdatenbank und der Speicher für Aufzeichnungen befinden sich in der Europäischen Union (Frankfurt am Main, Deutschland). Die Sprachverarbeitung während des Gesprächs erfolgt in LiveKit Cloud in der EU sowie auf von uns betriebenen Servern in Polen, auf denen u. a. die Sprachsynthese und die Qualitätsanalyse laufen.

Einige Anbieter (insbesondere Anbieter von Sprachmodellen, Spracherkennung, E-Mail-Versand und Zahlungen) können Daten in den Vereinigten Staaten oder anderen Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Die Übermittlung erfolgt in diesem Fall auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (einschließlich des Datenschutzrahmens EU-USA für zertifizierte Stellen) oder der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln zusammen mit ergänzenden Maßnahmen. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage unter support@aiagenthub.pl.

8. Personen, die unsere Kunden anrufen

Wenn Sie mit dem Telofia-Assistenten eines Unternehmens sprechen, das Sie anrufen, ist dieses Unternehmen Verantwortlicher für Ihre Daten. Es entscheidet, ob Gespräche aufgezeichnet werden und wie lange Aufzeichnungen und Transkripte gespeichert werden (von der Löschung am Tag nach dem Gespräch bis zur unbefristeten Speicherung), und wir verarbeiten die Daten ausschließlich auf seine Weisung.

Jedes Gespräch beginnt mit dem Hinweis, dass Sie mit einem KI-Assistenten sprechen. Ist die Aufzeichnung aktiviert, informiert die Begrüßung auch über die Aufzeichnung. Sie können jederzeit um Kontakt mit einem Menschen bitten.

Wenden Sie sich in Angelegenheiten Ihrer Daten zunächst an dieses Unternehmen; auf dessen Bitte unterstützen wir es bei der Bearbeitung Ihres Anliegens. Wenn Sie nicht wissen, welches Unternehmen Telofia nutzt, schreiben Sie an support@aiagenthub.pl – wir leiten Ihr Anliegen an den zuständigen Kunden weiter.

9. Speicherdauer

• Kontodaten und Konfigurationsinhalte: für die Dauer des Vertrags und nach dessen Beendigung bis zu 30 Tage (mit Ausnahme von Daten, die wir länger aufbewahren müssen); löscht der Kontoinhaber das Konto im Dashboard – unverzüglich.
• Rechnungen und Abrechnungsunterlagen: 5 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Frist für die Steuerzahlung abgelaufen ist.
• Zur Abwehr von Ansprüchen verarbeitete Daten: bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für Ansprüche (grundsätzlich bis zu 6 Jahre).
• Aufzeichnungen und Transkripte von Gesprächen der Kunden: für den vom Kunden im Dashboard festgelegten Zeitraum (Datenschutzmodus); Gesprächszusammenfassungen – bis zur Löschung durch den Kunden oder bis zum Ende des Vertrags.
• Aufzeichnungen und Transkripte von Demo-Anrufen: 30 Tage. Hashes von Telefonnummern und IP-Adressen aus Demo-Anrufen: 90 Tage. Notizen aus Demo-Anrufen (Ihr Name, falls genannt, Art des Unternehmens, die genannte Website und eine kurze Zusammenfassung – unter dem Hash der Nummer, ohne Nummer und Transkript, damit der Assistent das Gespräch beim nächsten Anruf oder einem gewünschten Rückruf fortsetzen kann) und geplante Demo-Rückrufe (Nummer bis zum Anruf verschlüsselt): 30 Tage.
• Nachrichten aus dem Kontaktformular: bis zu 12 Monate nach Abschluss der Korrespondenz.
• Auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitete Daten: bis zu deren Widerruf; Cookies – für die in der Cookie-Richtlinie angegebenen Zeiträume.
• Sicherheitsprotokolle und Protokoll der API-Aufrufe: bis zu 90 Tage, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Vorfalls benötigt werden.

10. Cookies und Google Analytics

Wir verwenden notwendige Cookies (u. a. für die Anmeldung, die Sprache, die Währung und das Speichern Ihrer Auswahl im Cookie-Banner). Analyse-Cookies (Google Analytics 4) und Marketing-Cookies (Partnerzuordnung) speichern wir nur, nachdem Sie im Cookie-Banner in die jeweilige Kategorie eingewilligt haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile der Website ändern oder widerrufen – der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Google Analytics 4 liefert uns zusammengefasste Besuchsstatistiken (z. B. Anzahl der Besuche, aufgerufene Unterseiten, Traffic-Quellen, ungefährer Standort und Gerätetyp). Anbieter des Dienstes ist Google Ireland Limited; Daten können auf Grundlage des Datenschutzrahmens EU-USA an Google LLC in den USA übermittelt werden. Einzelheiten enthält die Cookie-Richtlinie.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre Daten, auf deren Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Übertragbarkeit, das Recht auf Widerspruch gegen eine auf berechtigten Interessen beruhende Verarbeitung (gegen Direktwerbung in jedem Fall) sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Um Ihre Rechte auszuüben, schreiben Sie an support@aiagenthub.pl. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats. Wir können Sie um Informationen bitten, die zur Bestätigung Ihrer Identität erforderlich sind.

Kontoinhaber können das Konto samt Daten jederzeit selbst im Dashboard löschen (Einstellungen → Gefahrenbereich → Konto löschen). Die Löschung erfolgt sofort: Wir beenden das Abonnement, geben die Telefonnummern frei, widerrufen den Zugriff der Integrationen und löschen den Assistenten, Anrufe, Aufzeichnungen und Kontakte. Wir bewahren nur die Rechnungen und Zahlungsdaten auf, deren Aufbewahrung das Steuerrecht vorschreibt. Sie können die Löschung auch per E-Mail an support@aiagenthub.pl beantragen.

Sie haben das Recht, Beschwerde beim Präsidenten des polnischen Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) oder bei der Aufsichtsbehörde des Staates Ihres gewöhnlichen Aufenthalts oder Ihres Arbeitsplatzes einzulegen.

12. Daten aus Google-Konten

Wenn Sie Google Kalender verbinden, nutzt Telofia ausschließlich: Frei/Belegt-Informationen, die Liste Ihrer Kalender (damit Sie einen auswählen können) sowie die Termine, die es bei vom Assistenten vorgenommenen Buchungen anlegt, verschiebt oder löscht. Außerdem lesen wir die E-Mail-Adresse des Google-Kontos, um anzuzeigen, welches Konto verbunden ist.

Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die Telofia über Google-APIs erhält, entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Wir verwenden Google-Daten nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und trainieren damit keine KI-Modelle; Menschen sehen sie nur, wenn Sie darum bitten, aus Sicherheitsgründen oder wenn das Gesetz es verlangt.

Zugriffstoken speichern wir verschlüsselt. Sie können die Verbindung jederzeit im Dashboard (Integrationen) oder unter myaccount.google.com/permissions trennen – dabei widerrufen und löschen wir das Token.

13. Sicherheit

Wir treffen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO), insbesondere Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand, Verschlüsselung von Integrationstoken, rollenbasierte Zugriffskontrolle und das Prinzip der minimalen Berechtigungen, einen privaten Speicher für Aufzeichnungen mit Zugriff über kurzlebige signierte Links, Ereignisprotokollierung, Backups sowie Begrenzungen zum Schutz vor Missbrauch.

14. Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung kann aktualisiert werden, insbesondere bei Änderungen der Rechtsvorschriften, der Funktionen des Dienstes oder der Anbieter. Die aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite mit dem Datum der letzten Aktualisierung abrufbar. Über wesentliche Änderungen informieren wir Kunden mindestens 14 Tage im Voraus per E-Mail oder im Dashboard.