Polityka prywatności

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest AI AGENT HUB PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą w Katowicach, ul. Jana III Sobieskiego 11/E6, 40-082 Katowice, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001168165, NIP 6343054493, REGON 541503506.

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych, w tym w celu skorzystania z praw opisanych w pkt 11, można się z nami kontaktować e-mailem: support@aiagenthub.pl (w temacie wiadomości prosimy wpisać „Ochrona danych — Telofia”) lub pisemnie na adres siedziby.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie ciąży na nim taki obowiązek (art. 37 RODO). Sprawy ochrony danych prowadzi osoba wyznaczona przez zarząd, dostępna pod powyższym adresem e-mail.

2. Kiedy jesteśmy administratorem, a kiedy podmiotem przetwarzającym

Jesteśmy administratorem danych osób odwiedzających serwis, osób korzystających z formularza kontaktowego, klientów i członków ich zespołów korzystających z panelu, uczestników połączeń demonstracyjnych „Zadzwoń do mnie” oraz partnerów programu partnerskiego.

W odniesieniu do danych osób dzwoniących do naszych klientów (nagrania, transkrypcje, numery telefonów, dane podane w rozmowie, rezerwacje i wiadomości) działamy jako podmiot przetwarzający — wyłącznie na polecenie klienta, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Administratorem tych danych jest firma, do której dana osoba dzwoni (zob. pkt 8).

3. Jakie dane przetwarzamy

• Dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy, rola w zespole, ustawienia konta; przy logowaniu przez Google — podstawowe dane profilu Google (imię i nazwisko, adres e-mail).
• Dane rozliczeniowe: wybrany pakiet, historia płatności i faktur, dane firmy do faktury (nazwa, adres, numer identyfikacji podatkowej). Dane kart płatniczych przetwarza wyłącznie Stripe — nie mamy dostępu do pełnego numeru karty.
• Treści przekazane przez klienta do konfiguracji asystenta: wiedza o firmie, instrukcje, cenniki, powitania oraz treść publicznej strony internetowej wskazanej przy tworzeniu asystenta.
• Dane z formularza kontaktowego: imię i nazwisko, adres e-mail, firma, temat i treść wiadomości.
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, czas i adresy żądań — w logach serwerów i systemów bezpieczeństwa; w dziennikach zdarzeń panelu — czynności wykonane na koncie.
• Dane statystyczne (wyłącznie za zgodą): informacje o korzystaniu z serwisu zbierane przez Google Analytics 4 (zob. pkt 10).
• Program partnerski: kod partnera z linku polecającego, a przy kliknięciu w link — jednokierunkowy skrót (hash) adresu IP, nigdy pełny adres.
• Połączenie demonstracyjne „Zadzwoń do mnie”: numer telefonu (w czytelnej postaci tylko na czas zestawienia połączenia i wysłania SMS-a), jego jednokierunkowy skrót (hash) i zamaskowana postać (np. +48 22 ••• 958), skrót adresu IP, nagranie rozmowy obejmujące głos obu stron, jej transkrypcja i parametry techniczne.
• Rozmowa z asystentem w przeglądarce lub widżecie na stronie klienta: dźwięk z mikrofonu przesyłany w trakcie rozmowy, język przeglądarki, adres strony, z której nawiązano rozmowę, oraz skrót adresu IP (na potrzeby limitów i ochrony przed nadużyciami).
• Dane osób dzwoniących do klientów (jako podmiot przetwarzający): numer telefonu, nagranie głosu (jeżeli klient włączył nagrywanie), transkrypcja, podsumowanie i ocena rozmowy, dane podane w rozmowie (np. imię, termin wizyty, opis sprawy) oraz treść wysłanych SMS-ów i e-maili.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usługi Telofia, prowadzenie konta, obsługa techniczna i komunikacja dotycząca usługi — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w odniesieniu do osób działających w imieniu klienta — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na wykonaniu umowy z klientem).
• Rozliczenia, wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentacji księgowej — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i ustawą o rachunkowości.
• Odpowiedź na wiadomość z formularza kontaktowego lub e-maila — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a jeżeli wiadomość dotyczy zawarcia umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Połączenie demonstracyjne, wysłanie jednego SMS-a z podsumowaniem oraz nagranie i automatyczna analiza rozmowy w celu poprawy jakości asystenta — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w formularzu); przechowywanie skrótu numeru w celu ograniczenia nadużyć — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Statystyki odwiedzin serwisu (Google Analytics 4) i zapis przypisania do partnera w pliku cookie — art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej (zgoda na daną kategorię plików cookie wyrażona w banerze).
• Rozliczanie programu partnerskiego — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa z partnerem) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i usługi, zapobieganie nadużyciom, prowadzenie dzienników zdarzeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Informowanie klientów o nowych funkcjach i ofercie Telofia — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; informacje handlowe drogą elektroniczną przesyłamy wyłącznie za uprzednią zgodą, którą można w każdej chwili wycofać.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta, zawarcia umowy, uzyskania odpowiedzi lub wykonania połączenia demonstracyjnego. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).

5. Analiza jakości i sztuczna inteligencja

Nagrania i transkrypcje połączeń demonstracyjnych są automatycznie analizowane — na naszych serwerach oraz z użyciem modeli językowych Google Gemini (za pośrednictwem OpenRouter) i Anthropic Claude — w celu oceny jakości dźwięku i przebiegu rozmowy oraz sformułowania ogólnych reguł, które poprawiają działanie asystenta. Reguły te nie zawierają danych osobowych (filtrujemy m.in. numery, adresy e-mail i adresy stron). Nagrania usuwamy po 30 dniach.

Rozmowy prowadzone przez asystentów naszych klientów nie są wykorzystywane do analizy jakości opisanej powyżej. Ich podsumowania i oceny są tworzone automatycznie wyłącznie na potrzeby danego klienta, a wnioski z jego rozmów (jeżeli włączył funkcję uczenia asystenta) są stosowane tylko w jego asystencie.

Nie trenujemy modeli sztucznej inteligencji na danych z rozmów, a nasi dostawcy modeli językowych przetwarzają je wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi, zgodnie z umowami.

6. Odbiorcy danych

Dane powierzamy dostawcom usług, którzy przetwarzają je w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia — w zakresie hostingu i bazy danych (Supabase, Vercel), transmisji głosu (LiveKit), telefonii i SMS (Telnyx, a zapasowo SMSAPI i Twilio), rozpoznawania mowy (Soniox), modeli językowych (OpenRouter i Google, Anthropic), wysyłki e-maili (własny serwer poczty domeny telofia.com, hosting aderlo.cloud) oraz statystyk (Google). Pełna lista wraz z celem i lokalizacją przetwarzania jest dostępna na stronie podprocesorów.

Stripe przetwarza dane płatnicze jako odrębny administrator, zgodnie z własną polityką prywatności. Integracje podłączane przez klienta (np. Kalendarz Google, Microsoft Outlook, HubSpot, Pipedrive) otrzymują dane na polecenie klienta.

Dane mogą być również przekazywane podmiotom świadczącym nam usługi księgowe i prawne oraz organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy prawa. Nie sprzedajemy danych osobowych.

7. Miejsce przetwarzania i przekazywanie poza EOG

Główna baza danych i magazyn nagrań znajdują się w Unii Europejskiej (Frankfurt, Niemcy). Przetwarzanie głosu w czasie rozmowy odbywa się w LiveKit Cloud w UE oraz na serwerach obsługiwanych przez nas w Polsce, na których działają m.in. synteza mowy i analiza jakości.

Niektórzy dostawcy (w szczególności dostawcy modeli językowych, rozpoznawania mowy, wysyłki e-maili i płatności) mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych lub innych państwach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Przekazanie danych następuje wtedy na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym Ram ochrony danych UE–USA w przypadku certyfikowanych podmiotów) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, wraz ze środkami uzupełniającymi. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na adres support@aiagenthub.pl.

8. Osoby dzwoniące do naszych klientów

Jeżeli rozmawiasz z asystentem Telofia firmy, do której dzwonisz, administratorem Twoich danych jest ta firma. To ona decyduje, czy rozmowy są nagrywane i jak długo przechowywane są nagrania i transkrypcje (od usunięcia następnego dnia po rozmowie do przechowywania bezterminowego), a my przetwarzamy dane wyłącznie na jej polecenie.

Każda rozmowa zaczyna się od informacji, że rozmawiasz z asystentem AI. Jeżeli nagrywanie jest włączone, powitanie informuje również o nagrywaniu. W każdej chwili możesz poprosić o kontakt z człowiekiem.

W sprawie swoich danych skontaktuj się w pierwszej kolejności z tą firmą; na jej prośbę pomożemy w realizacji Twojego żądania. Jeżeli nie wiesz, która firma korzysta z Telofia, napisz na support@aiagenthub.pl — przekażemy Twoje żądanie właściwemu klientowi.

9. Okres przechowywania danych

• Dane konta i treści konfiguracyjne: przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu — do 30 dni (z wyjątkiem danych, które musimy przechowywać dłużej); po usunięciu konta przez właściciela w panelu — niezwłocznie.
• Faktury i dokumenty rozliczeniowe: przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Dane przetwarzane w celu obrony przed roszczeniami: do upływu okresu przedawnienia roszczeń (co do zasady do 6 lat).
• Nagrania i transkrypcje rozmów klientów: przez okres ustawiony przez klienta w panelu (Tryb prywatności); podsumowania rozmów — do czasu usunięcia przez klienta lub zakończenia umowy.
• Nagrania i transkrypcje połączeń demonstracyjnych: 30 dni. Skróty (hashe) numerów i adresów IP z połączeń demonstracyjnych: 90 dni. Notatki z połączeń demonstracyjnych (imię, jeśli zostało podane, rodzaj działalności, wskazana strona internetowa i krótkie podsumowanie — pod skrótem numeru, bez numeru i transkrypcji, aby asystent mógł kontynuować rozmowę przy kolejnym połączeniu albo umówionym oddzwonieniu) oraz zaplanowane oddzwonienia demo (numer zaszyfrowany do czasu połączenia): 30 dni.
• Wiadomości z formularza kontaktowego: do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody: do jej wycofania; pliki cookie — przez okresy wskazane w polityce plików cookie.
• Logi bezpieczeństwa i dziennik wywołań API: do 90 dni, chyba że są potrzebne do wyjaśnienia incydentu.

10. Pliki cookie i Google Analytics

Stosujemy niezbędne pliki cookie (m.in. logowanie, język, waluta, zapamiętanie wyboru w banerze cookie). Pliki cookie analityczne (Google Analytics 4) i marketingowe (przypisanie do partnera) zapisujemy wyłącznie po wyrażeniu zgody na daną kategorię w banerze cookie. Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać za pomocą linku „Ustawienia cookies” w stopce strony — wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

Google Analytics 4 dostarcza nam zbiorczych statystyk odwiedzin (np. liczby wizyt, odwiedzane podstrony, źródła ruchu, przybliżona lokalizacja i typ urządzenia). Dostawcą usługi jest Google Ireland Limited; dane mogą być przekazywane do Google LLC w USA na podstawie Ram ochrony danych UE–USA. Szczegóły zawiera polityka plików cookie.

11. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (w tym zawsze — wobec marketingu bezpośredniego) oraz prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać z praw, napisz na support@aiagenthub.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości.

Właściciel konta może w każdej chwili samodzielnie usunąć konto wraz z danymi w panelu (Ustawienia → Strefa zagrożenia → Usuń konto). Usunięcie następuje od razu: anulujemy subskrypcję, zwalniamy numery telefonów, cofamy dostęp integracji oraz usuwamy asystenta, rozmowy, nagrania i kontakty. Zachowujemy wyłącznie faktury i dane płatności, których przechowywania wymagają przepisy podatkowe. O usunięcie możesz też poprosić e-mailem na support@aiagenthub.pl.

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) lub do organu nadzorczego w państwie Twojego zwykłego pobytu lub miejsca pracy.

12. Dane z kont Google

Jeśli podłączysz Kalendarz Google, Telofia korzysta wyłącznie z: informacji o zajętości (wolny/zajęty), listy Twoich kalendarzy (abyś mógł wybrać jeden) oraz wydarzeń, które tworzy, przesuwa lub usuwa przy rezerwacjach dokonanych przez asystenta. Odczytujemy też adres e-mail konta Google, aby pokazać, które konto jest połączone.

Wykorzystywanie i przekazywanie przez Telofia informacji otrzymanych z interfejsów API Google jest zgodne z zasadami dotyczącymi danych użytkownika w usługach Google API, w tym z wymogami ograniczonego użytkowania (Limited Use). Nie wykorzystujemy danych z Google do reklam, nie sprzedajemy ich i nie trenujemy na nich modeli AI; ludzie nie mają do nich wglądu, chyba że o to poprosisz, ze względów bezpieczeństwa lub gdy wymaga tego prawo.

Tokeny dostępu przechowujemy w postaci zaszyfrowanej. Połączenie możesz w każdej chwili odłączyć w panelu (Integracje) lub na stronie myaccount.google.com/permissions — przy odłączeniu unieważniamy token i go usuwamy.

13. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w szczególności szyfrowanie transmisji (TLS) i danych w spoczynku, szyfrowanie tokenów integracji, kontrolę dostępu opartą na rolach i zasadę minimalnych uprawnień, prywatny magazyn nagrań z dostępem przez krótkotrwałe podpisane odnośniki, rejestrowanie zdarzeń, kopie zapasowe oraz ograniczenia chroniące przed nadużyciami.

14. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana, w szczególności w razie zmiany przepisów, funkcji usługi lub dostawców. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji. O istotnych zmianach informujemy klientów e-mailem lub w panelu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.