Jak odbierać telefony w trakcie obsługi klienta? Asystent AI

Co zrobić, gdy dzwoni telefon podczas pracy z klientem?

Prowadząc gabinet, salon kosmetyczny, warsztat lub kancelarię, regularnie stajesz przed dylematem: odebrać dzwoniący telefon i przerwać rozmowę z osobą na fotelu czy zignorować połączenie i zaryzykować utratę nowego zlecenia.

Odbieranie telefonu przy obecnym kliencie sprawia wrażenie braku profesjonalizmu i rozprasza Twoją uwagę. Z kolei odrzucenie połączenia często kończy się tym, że dzwoniący wybiera numer konkurencji, zanim zdążysz oddzwonić.

Rozwiązaniem tego problemu jest inteligentne przekierowanie połączeń, które uruchamia się automatycznie po kilku sygnałach braku odpowiedzi lub w momencie zajętości linii. Telefon przejmuje wtedy wirtualny asystent, który rozmawia naturalnym głosem i załatwia sprawę od ręki.

Zewnętrzna obsługa połączeń telefonicznych dla małych firm czy recepcjonistka AI?

Wielu przedsiębiorców rozważa tradycyjne call center. Zewnętrzna obsługa połączeń telefonicznych dla małych firm w formie klasycznego biura obsługi wiąże się jednak ze sporym kosztem stałym, długimi umowami oraz koniecznością ciągłego szkolenia rotujących konsultantów.

Nowoczesną alternatywą jest wirtualna recepcjonistka AI. Taki asystent telefoniczny uczy się specyfiki Twojej firmy bezpośrednio z Twojej strony internetowej, zna pełną ofertę i cennik, a do tego pracuje 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

W przeciwieństwie do zewnętrznych agencji, asystent AI może odbierać wiele połączeń równolegle, natychmiast synchronizuje terminy z Twoim kalendarzem i nie wymaga wielotygodniowego wdrożenia.

Jak odbierać telefony w trakcie obsługi klienta z pomocą wirtualnej recepcjonistki?

Wdrożenie asystenta AI nie wymaga zmiany Twojego obecnego numeru telefonu ani zakupu nowego sprzętu. Całość konfiguruje się w panelu w około pięć minut.

Gdy jesteś w trakcie spotkania, Twój telefon po prostu przekazuje rozmowę do asystenta. Standardowy kod GSM dla przekierowania przy braku odpowiedzi po 20 sekundach to na przykład **61*+NUMER**20# (gdzie zamiast NUMER wpisujesz numer przypisany w Telofia).

W trakcie rozmowy asystent:

• wita dzwoniącego zgodnie z wybranym przez Ciebie powitaniem i informuje, że jest sztuczną inteligencją,
• odpowiada na szczegółowe pytania o usługi, godziny otwarcia, adres czy dojazd,
• sprawdza wolne terminy i zapisuje rezerwację bezpośrednio w Kalendarzu Google lub Microsoft 365 / Outlook,
• przesyła dzwoniącemu potwierdzenie SMS z linkiem lub danymi wizyty,
• wysyła e-mail lub powiadomienie push z podsumowaniem rozmowy i transkrypcją.

Co asystent telefoniczny AI potrafi, a czego nie zrobi?

Wirtualna recepcjonistka doskonale sprawdza się w powtarzalnych zadaniach, które każdego dnia odciągają Cię od pracy.

Oto co asystent Telofia realizuje automatycznie:

• Prowadzi płynną rozmowę w 8 językach (polskim, angielskim, niemieckim, hiszpańskim, francuskim, włoskim, portugalskim i niderlandzkim), rozpoznając język rozmówcy już w pierwszym zdaniu.
• Rezerwuje wizyty zgodnie z czasem trwania poszczególnych usług.
• Zapisuje prośby o kontakt i powiadamia Cię o nich w kanale e-mail, SMS lub Slack.
• Przełącza pilne rozmowy na Twój prywatny numer lub do wybranego pracownika na podstawie zdefiniowanych reguł.

Czego asystent AI nie zrobi? Nie zastąpi fizycznej obecności w lokalu (np. podania kawy w poczekalni), nie podejmie skomplikowanych decyzji wykraczających poza przekazaną mu wiedzę ani nie przeprowadzi specjalistycznej diagnozy medycznej czy prawnej. W sytuacjach nietypowych asystent po prostu uprzejmie zapisuje wiadomość lub przekazuje połączenie.

Ile kosztuje wirtualna recepcjonistka AI?

Koszt wdrożenia asystenta AI jest ułamkiem wydatku na etatowego pracownika czy tradycyjny outsourcing infolinii.

W cenniku Telofia dostępne są cztery przejrzyste pakiety (ceny netto, przy płatności rocznej z dwoma miesiącami gratis):

• Line: 199 zł/mies. (lub 239 zł/mies. przy rozliczeniu miesięcznym) — 400 minut rozmów, 1 numer telefonu, 1 jednoczesne połączenie, integracja z Kalendarzem Google i 50 SMS-ów miesięcznie.
• Desk: 349 zł/mies. (lub 419 zł/mies. miesięcznie) — 1000 minut, 2 jednoczesne połączenia, pamięć historii rozmówców, powiadomienia e-mail/SMS/Slack oraz 200 SMS-ów.
• Office: 991 zł/mies. (lub 1189 zł/mies. miesięcznie) — 3000 minut, 5 jednoczesnych połączeń, 3 numery telefonu, odsłuch na żywo z możliwością przejęcia rozmowy, model premium oraz widżet głosowy na stronę www.
• Network: 1783 zł/mies. (lub 2139 zł/mies. miesięcznie) — 5000 minut, 10 połączeń naraz, 5 numerów i dedykowane wsparcie z SLA.

W razie potrzeby dodatkowy pakiet 100 minut kosztuje 59 zł netto, a 100 SMS-ów to koszt 39 zł netto. Wszystkie dane są bezpiecznie przetwarzane na terenie Unii Europejskiej (Frankfurt) w pełnej zgodności z RODO.

Zadbaj o klientów bez przerywania pracy

Nie musisz już wybierać między szacunkiem dla klienta, który przyszedł na spotkanie, a szansą na pozyskanie nowej osoby dzwoniącej.

Możesz uruchomić wirtualną recepcjonistkę na próbę: załóż bezpłatne konto testowe, aby otrzymać 14 dni okresu próbnego, 30 darmowych minut i 10 wiadomości SMS. Przetestujesz asystenta w przeglądarce w pięć minut, bez podawania danych karty płatniczej.

Najczęstsze pytania