Wirtualna recepcjonistka AI: jak działa, ile kosztuje i kiedy się opłaca

Jak działa wirtualna recepcjonistka AI

Klient dzwoni na Twój numer. Połączenie trafia do asystenta AI, który rozpoznaje mowę, rozumie pytanie i odpowiada głosem w kilka sekund. Wiedzę o firmie (usługi, ceny, godziny otwarcia, dojazd) bierze z Twojej strony www i z tego, co mu dopiszesz.

Są dwa sposoby podłączenia:

• Przekierowanie obecnego numeru: klienci dzwonią tam, gdzie zawsze, a Ty ustawiasz przekierowanie, np. gdy nie odbierasz albo po godzinach.
• Nowy numer: dostajesz numer od razu przy zakładaniu konta i podajesz go na stronie lub w wizytówce Google.

Po rozmowie dostajesz e-mail z podsumowaniem, a w panelu widzisz transkrypcję, nagranie i wynik: umówiona wizyta, wiadomość do oddzwonienia albo przełączenie do Ciebie.

Co potrafi, a czego nie

Dobra recepcjonistka AI robi to, co powtarzalne, i oddaje człowiekowi to, co wymaga decyzji.

• Umawia, przesuwa i odwołuje wizyty w Kalendarzu Google, a klient dostaje potwierdzenie SMS-em.
• Odpowiada na pytania o usługi, ceny i godziny otwarcia na podstawie wiedzy firmy.
• Mówi w języku dzwoniącego (w Telofii 8 języków) i przełącza się w trakcie rozmowy.
• Pilne sprawy przełącza na żywo do Ciebie albo współpracownika.
• Gdy czegoś nie wie, nie zgaduje: przyjmuje wiadomość, a pytanie trafia do Ciebie. Po zatwierdzeniu odpowiedzi asystent zna ją przy następnej rozmowie.

Nie zastąpi diagnozy lekarza ani porady prawnika i nie powinien. Jego zadanie to pierwszy kontakt i porządek w kalendarzu.

Ile kosztuje wirtualna recepcjonistka

Ceny Telofii (netto, miesięcznie, przy płatności co miesiąc):

• Line: 239 zł, 400 minut rozmów i numer telefonu w cenie.
• Desk: 419 zł, 1000 minut.
• Office: 1189 zł, 3000 minut, podgląd i przejmowanie rozmów na żywo, płatności w trakcie rozmowy.
• Network: 2139 zł, 5000 minut.

Przy płatności rocznej ceny są niższe. Na start masz 14 dni próbnych i 30 darmowych minut, a pełny cennik jest na stronie Cennik.

Dla porównania: etat recepcjonistki to wynagrodzenie i koszty pracodawcy, czyli kilka tysięcy złotych miesięcznie, a recepcja pracuje w określonych godzinach. Asystent AI nie zastępuje dobrego zespołu, ale przejmuje telefony, których zespół nie zdąży odebrać.

Czy klienci zaakceptują rozmowę z AI?

Klientom zależy przede wszystkim na tym, żeby ktoś odebrał i załatwił sprawę od razu. Rozmowa z asystentem AI trwa krótko, a wizyta jest umówiona w trakcie połączenia.

Uczciwość jest tu obowiązkiem: zgodnie z unijnym AI Act asystent informuje, że jest sztuczną inteligencją. Najlepiej sprawdzić to samemu: na stronie głównej wpisz swój numer, a asystent zadzwoni do Ciebie w kilka sekund i odegra scenkę recepcji Twojej firmy.

Jak uruchomić ją w 5 minut

• Załóż konto i podaj adres strony www firmy.
• Asystent sam czyta stronę: usługi, ceny, godziny otwarcia.
• Wybierz głos i przetestuj rozmowę w przeglądarce.
• Podłącz Kalendarz Google, jeśli chcesz, żeby umawiał wizyty.
• Wybierz numer albo ustaw przekierowanie z obecnego.

Szczegóły krok po kroku znajdziesz w sekcji Jak to działa.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze

• Polski język i naturalny głos: zadzwoń na demo i posłuchaj, zanim kupisz.
• Dane w UE i umowa powierzenia (RODO): Telofia przechowuje dane we Frankfurcie, umowa powierzenia jest w cenie.
• Kalendarz i Twoje systemy: czy asystent umówi wizytę sam, czy tylko przyjmie wiadomość.
• Kontrola: czy widzisz każdą rozmowę i czy możesz ją przejąć.
• Czas i koszt wdrożenia: czy uruchomisz go sam, czy czekasz na wdrożeniowca.
• Okres próbny bez zobowiązań.